Przedsiębiorcy mają wiele obowiązków, a jednym z nich jest prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy. Co miesiąc masz jedynie kilkanaście dokumentów do zaksięgowania i czujesz, że podołasz temu zadaniu samodzielnie? Rozwiązaniem dla Ciebie może być księgowość internetowa. Dowiedz się, czy warto w nią zainwestować.
Czym jest i jak działa księgowość internetowa?
Księgowość internetowa to oprogramowanie stworzone z myślą o samodzielnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych przez przedsiębiorcę. Oprogramowanie do księgowania może mieć formę programu do instalacji na komputerze (rozwiązanie coraz mniej popularne) lub usługi w chmurze. W drugim przypadku jako użytkownik stworzysz indywidualne konto i będziesz ponosił comiesięczną opłatę za możliwość korzystania z programu oferowanego przez dostawcę.
Wybór księgowości internetowej w chmurze oznacza, że dostęp do dokumentów będziesz miał z każdego urządzenia podłączonego do internetu – komputera, tabletu czy smartfona. To duże ułatwienie, jeżeli nie masz biura i faktury wystawiasz np. bezpośrednio u klienta.
Dla kogo jest księgowość internetowa?
Księgowość internetowa dedykowana jest głównie małym firmom – w tym początkującym przedsiębiorcom, którzy poszukują oszczędności. Aby jednak móc skorzystać z tego rozwiązania, potrzebna jest chociaż minimalna wiedza z zakresu księgowości. Mimo że oferowane przez dostawców oprogramowanie jest intuicyjne w obsłudze, to jedynie odzwierciedla prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie papierowej – w żaden sposób nie zastępuje znajomości przepisów prawa podatkowego.
Nigdy wcześniej nie miałeś styczności z prowadzeniem ksiąg firmy? Jeżeli masz czas, aby zgłębić to zagadnienie, powinieneś sobie poradzić. W początkowej fazie prowadzenia działalności dokumentów do zaksięgowania jest niewiele. Jeżeli jednak priorytetem jest dla Ciebie rozwój i np. zdobywanie klientów, lepiej zrobisz, nawiązując współpracę z biurem rachunkowym.
Zalety i wady księgowości internetowej
Księgowość internetowa – jak każde rozwiązanie – ma zalety i wady. Co przemawia na jej korzyść, a co skłania do rozważenia rozwiązań alternatywnych w postaci np. usług biura rachunkowego?
Najważniejsze zalety księgowości internetowej to:
• Atrakcyjna cena. Księgowość internetowa jest dużo tańsza od zatrudnienia księgowej czy skorzystania z oferty biura rachunkowego. Dostęp do programu to koszt nawet kilkunastu złotych miesięcznie.
• Porządek w dokumentacji i łatwy dostęp do wystawionych faktur czy przygotowanych deklaracji. Każdy program do księgowości online jest wyposażony w wyszukiwarkę. W rezultacie potrzebne informacje można znaleźć o wiele szybciej, niż przeszukując opasłe segregatory.
• Dostęp do licznych funkcji i możliwość integracji z programami zewnętrznymi. W ramach abonamentu możesz otrzymać dostęp choćby do aplikacji do wystawiania faktur czy połączyć program z zewnętrznym systemem CRM.
Główne wady księgowości internetowej to:
• Brak merytorycznego wsparcia. Wielu dostawców oprogramowania nie zapewnia pomocy z zakresu księgowości. W rezultacie nie będziesz mógł się skonsultować choćby co do tego, czy dany zakup zaliczyć bezpośrednio w koszty, czy zastosować amortyzację.
• Odpowiedzialność za wszelkie błędy. Biura rachunkowe mają ubezpieczenie OC, z którego mogą zostać pokryte koszty pomyłek ich pracowników. Korzystając z księgowości internetowej, za błędy będziesz sam odpowiadał przed fiskusem.
• Konieczność śledzenia zmian w prawie. Przepisy podatkowe zmieniają się bardzo często. Samodzielne prowadzenie ksiąg firmy oznacza, że będziesz musiał być na bieżąco ze wszystkimi nowelizacjami.
Czy księgowość internetowa jest bezpieczna?
Z punktu widzenia bezpieczeństwa technologicznego, większość z dostępnych programów i aplikacji do księgowości internetowej zapewnia, że dostępu do danych użytkowników nie będą miały osoby nieuprawnione. Mowa tu zwłaszcza o płatnych wersjach, które są systematycznie aktualizowane.
Bezpieczeństwo księgowości online można jednak rozpatrywać także przez pryzmat tego, czy oprogramowanie jest dostosowane do aktualnych przepisów podatkowych. W tym przypadku płatne oprogramowanie również ma przewagę – jego twórcy dbają o to, aby na bieżąco dokonywać niezbędnych zmian.
To, czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie do księgowości internetowej będzie bezpieczne, zależy zatem od dostawcy, na którego rozwiązanie się zdecydujesz. Pamiętaj, że darmowe wersje programów i aplikacji do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą mieć mocno okrojoną funkcjonalność, a brak systematycznych aktualizacji może doprowadzić m.in. do utraty danych.
Podsumowanie – kiedy warto wybrać księgowość internetową?
Jeżeli w planach masz założenie firmy i nie boisz się wyzwań, możesz spróbować samodzielnie prowadzić swoje księgi rachunkowe przy pomocy oprogramowania do księgowości internetowej. Podjęcie takiej decyzji pozwoli Ci na spore oszczędności, które – zwłaszcza w początkowym okresie prowadzenia działalności gospodarczej – będą mile widziane.
Pamiętaj jednak, że samodzielne prowadzenie ksiąg oznacza też, że mniej czasu będziesz mógł poświęcić na zdobywanie klientów czy realizację kluczowych zadań. Z tego względu przyjmuje się, że księgowość internetowa to doskonałe narzędzie dla przedsiębiorców, którzy mają maksymalnie kilkanaście dokumentów do zaksięgowania w miesiącu.
