Prognozy finansowe odsłaniają tę część, której nie widać na koncie. Dzięki nim można ocenić, jak będą wyglądały środki po uwzględnieniu wszystkich planowanych wpływów i kosztów. To daje przewagę, bo pozwala zareagować dużo wcześniej, zanim pojawi się napięcie finansowe. We wdrażaniu takich działań warto pochylić się nad takim narzędziem jak Budget Studio, które porządkuje wszystkie te dane w jednym miejscu i prezentuje je na osi czasu. Łączy informacje rzeczywiste z planowanymi, co daje pełniejszy, bardziej przewidywalny obraz kolejnych miesięcy.
Wzrost kosztów w usługach często zaczyna się niepozornie. Nowy program do zarządzania zadaniami. Podwyżka czynszu. Jedna dodatkowa osoba w zespole. Pojedynczo wydają się do udźwignięcia, wręcz niewielkimi obciążeniami. Dopiero razem tworzą znaczące zobowiązanie, zwłaszcza jeśli w podobnym czasie spadną przychody.
Prognozy finansowe pomagają sprawdzić, jak nowe koszty wpłyną na płynność w kolejnych miesiącach. To szczególnie ważne przy podejmowaniu decyzji o długotrwałych skutkach. W Budget Studio każda zmiana wprowadzona do budżetu automatycznie aktualizuje przewidywane przepływy pieniężne. Można też wprowadzić alternatywne scenariusze i porównać ich wpływ na budżet, na przykład różne formy zatrudnienia lub dwa warianty umów.
Takie spojrzenie usuwa element zgadywania i pozwala ocenić, czy firma jest gotowa na dodatkowe obciążenie.
W wielu firmach usługowych pytanie o to, jak zarządzać firmą na co dzień, sprowadza się do prób łączenia bieżących zadań z kontrolą kosztów i szacowaniem dostępnych środków. Bez uporządkowanych danych decyzje podejmowane są intuicyjnie, co działa tylko wtedy, gdy otoczenie jest stabilne. Prognozy finansowe pomagają przełamać ten schemat, bo nadają rytm pracy i pozwalają planować działania z większym wyprzedzeniem. Gdy właściciel lub menedżer widzi, jak zmieniają się przepływy pieniężne w kolejnych miesiącach, łatwiej ustalić priorytety, zaplanować zadania dla zespołu czy zdecydować o inwestycjach. To sposób na prowadzenie firmy w bardziej uporządkowany sposób, bez konieczności gaszenia pożarów i szukania szybkich rozwiązań w sytuacjach, którym można było zapobiec dużo wcześniej.
Różnica między wynikiem a przepływami pieniężnymi potrafi być duża. Wynik księgowy może wyglądać słabo, choć firma ma wystarczająco środków na koncie. Może być też odwrotnie. Wynika to z tego, że koszty i przychody w księgowości często pojawiają się w innych momentach niż faktyczne wpływy i wydatki.
Widać to zwłaszcza w usługach. Firma finansuje projekt na bieżąco, a przychód z tego projektu pojawi się dopiero po jego zakończeniu. W tym czasie trzeba pokryć wynagrodzenia, narzędzia i koszty operacyjne. Bez prognozy cash flow trudno ocenić, czy wystarczy środków, zanim pojawi się kolejna płatność od klienta.
Budget Studio pomaga ułożyć te informacje w przejrzysty plan. Po wprowadzeniu harmonogramów i kosztów system pokazuje, jak zmienia się poziom środków w czasie. To daje możliwość wcześniejszego planowania i unikania sytuacji, w których firma działa pod presją.
Brak jasnego obrazu przyszłej płynności utrudnia podejmowanie decyzji operacyjnych. Jeśli nie wiadomo, jaką gotówką będzie dysponować firma za kilka miesięcy, trudno określić, czy powiększać zespół, wdrażać nowy projekt czy wchodzić w większą inwestycję.
Regularnie aktualizowane prognozy porządkują tę perspektywę, dając większy spokój zarządzającym i pełniejszy obraz funkcjonowania firmy w dłuższym okresie. Budget Studio odświeża prognozy automatycznie po każdej zmianie w budżecie (wpływy i obciążenia). Dzięki temu decyzje są oparte na aktualnych danych, a nie na intuicji.
Kiedy firma widzi, co czeka ją w kolejnych miesiącach, łatwiej reaguje na zmiany i podejmuje decyzje bez presji.
