Taki przegląd może mieć szczególne znaczenie przed zmianą biura rachunkowego, kontrolą, transakcją, wejściem inwestora albo po okresie intensywnego wzrostu przedsiębiorstwa. W praktyce audyt księgowy daje firmie odpowiedź na jedno z najważniejszych pytań: czy można zaufać informacjom wynikającym z ksiąg i czy stosowane procedury są odpowiednio uporządkowane?
Audyt księgowy to niezależna analiza wybranych obszarów księgowości przedsiębiorstwa. Może obejmować księgi rachunkowe, dokumenty źródłowe, rozrachunki, sposób ujmowania kosztów i przychodów, proces zamknięcia okresu, obieg dokumentów lub inne elementy istotne z punktu widzenia konkretnej firmy.
Zakres audytu nie musi być zawsze taki sam. W jednej organizacji problemem może być poprawność ewidencji księgowej, w innej nieuzgodnione salda lub sposób raportowania danych, a w jeszcze innej niejasny podział odpowiedzialności między dział finansowy, księgowość i zewnętrzne biuro rachunkowe. Dlatego punktem wyjścia powinno być określenie celu audytu i obszarów, które wymagają szczególnej uwagi.
Audyt księgowy może pełnić zarówno funkcję kontrolną, jak i prewencyjną. Pozwala wykryć nieprawidłowości, zanim wpłyną one na sprawozdawczość, rozliczenia, raportowanie zarządcze lub przebieg kontroli.
Audyt księgowy i badanie sprawozdania finansowego nie są pojęciami tożsamymi. W praktyce oba działania mogą dotyczyć danych finansowych przedsiębiorstwa, ale ich cel, zakres i sposób realizacji są inne.
Audyt księgowy Badanie sprawozdania finansowego Może obejmować wybrany obszar księgowości Koncentruje się na sprawozdaniu finansowym Zakres dostosowuje się do potrzeb przedsiębiorstwa Zakres wynika z celu badania i obowiązujących zasad Służy m.in. identyfikacji błędów, ryzyk i słabych punktów procesów Służy ocenie sprawozdania finansowego i prowadzi do wydania odpowiedniego sprawozdania przez biegłego rewidenta Może być przeprowadzany z inicjatywy zarządu lub właścicieli W określonych przypadkach badanie może być obowiązkowe Może zakończyć się raportem z rekomendacjami naprawczymi Ma sformalizowany charakter i określone wymagania
Audyt księgowy warto więc traktować jako narzędzie szersze z perspektywy zarządczej. Firma może zlecić go również wtedy, gdy nie ma obowiązku badania sprawozdania finansowego, ale chce zweryfikować jakość księgowości lub przygotować się do ważnego wydarzenia biznesowego.
Audyt księgowy szczególnie dobrze sprawdza się w momentach zmiany lub podwyższonego ryzyka. Nie musi być wykonywany dopiero wtedy, gdy pojawi się konkretny problem. Często większą wartość daje właśnie wtedy, gdy pozwala wykryć nieprawidłowości odpowiednio wcześnie.
Jednym z takich momentów jest zmiana biura rachunkowego lub głównego księgowego. Przed przekazaniem ksiąg nowemu zespołowi warto upewnić się, że wcześniejsze okresy zostały prawidłowo zamknięte, salda są uzgodnione, a dokumentacja kompletna. W przeciwnym razie nowy podmiot może przejąć problemy, których źródło znajduje się jeszcze w poprzednich okresach.
Audyt może być również przydatny przed kontrolą lub inną weryfikacją zewnętrzną. Pozwala wtedy wcześniej zidentyfikować obszary wymagające uporządkowania i przygotować dokumentację.
Kolejnym typowym momentem jest sprzedaż przedsiębiorstwa, wejście inwestora albo proces due diligence. W takich sytuacjach jakość danych finansowych bezpośrednio wpływa na przebieg rozmów i wiarygodność firmy. Niewyjaśnione salda, brakujące dokumenty czy niejasne rozliczenia mogą prowadzić do dodatkowych pytań, wydłużać proces lub zwiększać niepewność po stronie inwestora.
Audyt warto rozważyć także po okresie szybkiego wzrostu. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów, pracowników, transakcji czy podmiotów w grupie kapitałowej procesy księgowe, które wcześniej działały poprawnie, mogą przestać być wystarczające. To dobry moment, aby ocenić, czy procedury nadal odpowiadają skali działalności.
Zakres audytu księgowego powinien wynikać z potrzeb firmy, dlatego nie każdy przegląd obejmuje te same elementy. W praktyce analizie mogą podlegać między innymi:
Kluczowe jest jednak nie samo sprawdzenie poszczególnych pozycji, ale ocena ich znaczenia dla działalności przedsiębiorstwa. Pojedynczy błąd księgowy może mieć niewielki wpływ na firmę, natomiast systematyczny brak uzgodnień lub niewłaściwie zaprojektowana procedura może generować problemy w kolejnych okresach.
Dlatego audyt powinien prowadzić nie tylko do odpowiedzi „co jest nieprawidłowe?”, ale również „dlaczego tak się dzieje?” i „jak ograniczyć ryzyko powtórzenia błędu?”.
Pierwszym etapem jest określenie celu przeglądu. Firma może chcieć zweryfikować całość ksiąg, konkretny okres albo tylko jeden proces, na przykład rozrachunki, ewidencję środków trwałych czy zamknięcie miesiąca.
Na tym etapie warto również ustalić, co skłoniło przedsiębiorstwo do przeprowadzenia audytu. Inaczej będzie wyglądał przegląd przed zmianą biura rachunkowego, a inaczej audyt wykonywany przed transakcją lub w odpowiedzi na podejrzenie nieprawidłowości.
Kolejny etap obejmuje weryfikację dokumentacji, zapisów księgowych, uzgodnień oraz procedur stosowanych w przedsiębiorstwie. Zakres analizy zależy od wcześniej określonych celów i poziomu ryzyka.
Ważne jest, aby spojrzeć nie tylko na dane znajdujące się w systemie księgowym, ale również na sposób ich powstawania. Błąd może wynikać z nieprawidłowej księgowej dekretacji, ale równie dobrze z wadliwego obiegu dokumentów, braku kontroli lub niejasnego podziału odpowiedzialności.
Samo wskazanie błędu to dopiero początek. Istotna jest również ocena jego wpływu na dane finansowe oraz ustalenie, czy problem ma charakter jednorazowy, czy systemowy.
Przykładowo pojedyncze nieuzgodnione saldo może wynikać z pomyłki. Jeżeli jednak podobnych przypadków jest dużo, może to świadczyć o niewłaściwej procedurze rozliczania należności i zobowiązań. Wtedy rozwiązaniem nie powinno być wyłącznie skorygowanie zapisów, ale także zmiana procesu.
Efektem audytu powinien być czytelny raport pokazujący, jakie problemy zostały zidentyfikowane, jakie znaczenie mają dla przedsiębiorstwa i które działania należy podjąć w pierwszej kolejności.
Dobra rekomendacja nie ogranicza się do informacji, że „należy poprawić księgowania”. Powinna wskazywać, co wymaga zmiany, dlaczego i jak można zapobiegać podobnym problemom w przyszłości.
Audyt księgowy może ujawnić zarówno pojedyncze błędy w zapisach, jak i problemy dotyczące całego procesu finansowo-księgowego.
Do najczęściej spotykanych obszarów ryzyka należą nieuzgodnione salda, nieprawidłowe przypisanie dokumentów do okresów, braki w dokumentacji, niewłaściwa klasyfikacja operacji gospodarczych, rozbieżności między systemami czy nieprawidłowości powstałe podczas migracji danych.
Znaczenie takich błędów zależy od ich charakteru. Czasem konsekwencją jest przede wszystkim dodatkowa praca księgowości. W innych przypadkach problem może prowadzić do nieprawidłowych danych zarządczych, trudności przy zamknięciu roku, dodatkowych pytań podczas audytu lub kontroli albo komplikacji w procesie sprzedaży firmy.
Szczególnie istotne są błędy systemowe. Jeżeli źródłem nieprawidłowości jest źle zaprojektowana procedura, samo poprawienie historycznych zapisów nie rozwiązuje problemu. W takiej sytuacji konieczna jest zmiana sposobu działania.
Wartością audytu nie powinien być wyłącznie dokument podsumowujący wykryte błędy. Przedsiębiorstwo powinno otrzymać materiał, który pozwoli zaplanować konkretne działania.
W praktyce może to obejmować:
Dzięki temu audyt staje się punktem wyjścia do poprawy jakości księgowości, a nie jedynie jednorazową kontrolą.
Dane księgowe są wykorzystywane nie tylko do przygotowania sprawozdań i rozliczeń. Na ich podstawie zarząd ocenia rentowność, poziom kosztów, należności, zobowiązania, płynność czy wyniki poszczególnych obszarów działalności.
Jeżeli dane źródłowe są niekompletne lub niespójne, problem nie dotyczy więc wyłącznie księgowości. Może wpływać również na decyzje biznesowe.
Z tego powodu audyt księgowy warto traktować jako element zarządzania ryzykiem. Pozwala ocenić, czy proces finansowo-księgowy daje firmie informacje odpowiedniej jakości i czy mechanizmy kontrolne działają prawidłowo.
W wielu przedsiębiorstwach szczególnie przydatne okazują się okresowe przeglądy wybranych obszarów. Nie zawsze konieczny jest pełny audyt ksiąg. Czasem większą wartość daje skoncentrowanie się na procesie, który ze względu na skalę, złożoność lub wcześniejsze błędy generuje największe ryzyko.
Audyt księgowy wymaga nie tylko znajomości zasad rachunkowości, ale również zrozumienia procesów biznesowych i możliwych konsekwencji wykrytych nieprawidłowości.
W GLC analiza może łączyć kompetencje specjalistów z różnych obszarów – księgowości, podatków i audytu. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy problem widoczny w księgach ma również konsekwencje podatkowe lub wymaga szerszej oceny procesu finansowego.
Zakres audytu powinien być dostosowany do sytuacji przedsiębiorstwa. Innego podejścia wymaga firma przygotowująca się do zmiany biura rachunkowego, innego organizacja przed transakcją, a jeszcze innego przedsiębiorstwo, które chce zweryfikować wybrany proces księgowy.
Celem nie powinno być wyłącznie wskazanie nieprawidłowości. Wartością audytu jest przede wszystkim zrozumienie ich przyczyn oraz przygotowanie rekomendacji, które pozwolą ograniczyć podobne ryzyka w kolejnych okresach.
