ERP, czyli Enterprise Resource Planning to całościowy system do zarządzania przedsiębiorstwem. Jego wdrożenie to ważny krok w drodze do cyfryzacji firmy i ogromne ułatwienie w realizacji wielu powtarzalnych procesów. Dowiedz się, ile kosztuje system ERP i od czego zależy jego cena.
Co składa się na łączny koszt systemu ERP?
Nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, ile kosztuje system ERP. Musi on bowiem być dopasowany do indywidualnych potrzeb i modelu biznesowego firmy. Jakie czynniki wpływają na cenę oprogramowania ERP?
• Liczba użytkowników systemu ERP to kluczowa kwestia determinująca jego cenę. Ważne może być również to, ile osób będzie mieć dostęp do poszczególnych modułów i jak szerokie uprawnienia będą im przydzielone.
• Zakres funkcjonalny to kolejny niezwykle istotny czynnik. Systemy ERP mogą służyć do obsługi rozmaitych procesów, w tym na przykład księgowości, sprzedaży, obsługi klienta, produkcji, dystrybucji itp. Każdy dodatkowy moduł będzie generować dodatkowe koszty, dlatego warto się zastanowić, czego tak naprawdę potrzebujesz.
• Personalizacja to coś, na co pozwalają nie wszystkie programy ERP. Jeśli jest możliwa, zapewnia niesamowitą wygodę wynikającą z możliwości pełnego dostosowania funkcji systemu do potrzeb. Jest to szczególnie ważne w przypadku niszowych branż i nietypowych modeli biznesowych. Trzeba jednak pamiętać, że tzw. customizacja systemu ERP kosztuje znacznie więcej niż standardowe rozwiązanie.
• Sposób licencjonowania znacząco wpływa na to, ile pieniędzy należy jednorazowo przeznaczyć na wdrożenie systemu ERP. Prawo do jego użytkowania można nabyć na zasadzie licencji, a więc jednorazowej opłaty wstępnej i rocznej opłaty serwisowej. Oprogramowanie ERP można jednak pozyskać również w ramach abonamentu, czyli przystępnych comiesięcznych opłat.
• Infrastruktura informatyczna firmy także wpływa na koszt wdrożenia systemu ERP. Można wykorzystać stosowane już rozwiązania chmurowe czy przestrzeń własnych serwerów firmy bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Często trzeba jednak zainwestować w infrastrukturę, podejmując jednocześnie decyzję o jej samodzielnym utrzymaniu lub powierzeniu tego zadania zewnętrznej firmie.
Dokładniejsze oszacowanie kosztów jest niemożliwe bez szczegółowych konsultacji i dogłębnych analiz. Jeśli interesuje Cię koszt wdrożenia oprogramowania ERP dla Twojej firmy, skontaktuj się z Exact – twórcą inteligentnych rozwiązań informatycznych dla biznesu.
Jakie wydatki wiążą się z ERP w chmurze?
Systemy ERP oparte o rozwiązania chmurowe i dostęp w ramach abonamentu są obecnie coraz popularniejsze, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Użytkowników przyciągają przede wszystkim prostota rozwiązania oraz przystępne ceny. W takim modelu program jest zainstalowany na serwerach dostawcy lub pośrednika, co pozwala ograniczyć wydatki na zakup i serwis infrastruktury. Opłata abonamentowa jest stała i proporcjonalna do wykorzystywanych zasobów, co ułatwia planowanie kosztów. Producenci oprogramowania dostępnego w formie abonamentu zwykle umożliwiają też użytkownikom dość łatwe skalowanie systemu i jego rozbudowę o nowe funkcjonalności.
ERP on premise – uwaga na ryzyko niedoszacowania kosztów
ERP on premise, czyli zainstalowany na własnych serwerach firmy, to rozwiązanie najbardziej opłacalne przy dużej liczbie użytkowników, wielu funkcjach i indywidualnie dobieranych rozwiązaniach. Trzeba jednak pamiętać, że wiąże się to nie tylko z wysokimi kosztami początkowymi (licencji, zakupu serwerów), ale również z koniecznością utrzymania infrastruktury. Ważna jest też kwestia aktualizacji oprogramowania. Trzeba uważać, ponieważ wydatki związane z systemem ERP on premise bywają niedoszacowane. Wstępna kalkulacja dostawcy oprogramowania bywa atrakcyjna, a dopiero po zakupie licencji okazuje się, że wymaga ona dodatkowych wydatków, np. na potrzebne moduły czy funkcje. Dlatego zwykle kompletna usługa wdrożeniowa wraz z dopasowaniem systemu do indywidualnych potrzeb każdej firmy jest najlepszym rozwiązaniem. Należy brać również pod uwagę mogącą się pojawić w przyszłości konieczność wzbogacenia systemu, co wiąże się z dodatkowymi wydatkami.
Na co zwrócić uwagę, szacując koszty inwestycji w system ERP?
Jak już wspomniano, szacowanie kosztów systemu ERP nie jest proste, ponieważ zależy od wielu czynników. Aby nie zdziwić się w trakcie wdrożenia, warto zawczasu dokładnie zastanowić się, co jest potrzebne. Obliczając całkowite koszty inwestycji, należy brać pod uwagę:
• analizę przedwdrożeniową (jej zakres, czas trwania),
• liczbę i rodzaj licencji użytkowników,
• zakres usług i funkcji,
• potrzebny sprzęt i infrastrukturę,
• koszty powdrożeniowe, takie jak aktualizacja oprogramowania, konieczność dostosowania się do nowych warunków czy przepisów, serwis oprogramowania.
Analizując oferty, zawsze trzeba natomiast sprawdzić, czy zawierają wszelkie potrzebne elementy. Niedopatrzenia w tej kwestii mogą słono kosztować przedsiębiorcę już po wdrożeniu systemu ERP.
Zewnętrzne źródła finansowania inwestycji w ERP
Wielu przedsiębiorców może ucieszyć wiadomość, że system ERP można sfinansować z różnych źródeł – niekoniecznie ze środków własnych firmy. Wśród dostępnych form finansowania należy wymienić:
• dotacje – dostępne ogólnokrajowo lub regionalnie, wymagające wkładu własnego i spełnienia wielu wymogów,
• preferencyjne kredyty,
• leasing,
Wszystko to może pomóc w pokryciu kosztów wdrożenia systemu ERP w Twojej firmie, a tym samym podniesieniu jej produktywności!
