Sposób zorganizowania obiegu dokumentów w firmie w dużym stopniu wpływa na przebieg poszczególnych procesów. Nowoczesne rozwiązania znacznie ułatwiają funkcjonowanie przedsiębiorstwa i przyspieszają podejmowanie ważnych decyzji. Zarządzanie dokumentami w wersji elektronicznej zwiększa bezpieczeństwo — rzadziej ulegają zniszczeniu lub zagubieniu. Jakie inne korzyści wynikają z automatyzacji procesu?
Rezygnacja z tradycyjnej, papierowej wersji dokumentacji i zastąpienie jej elektroniczną przynosi wymierne korzyści przedsiębiorstwu oraz zatrudnionym w nim osobom. Jedną z zalet jest szybki dostęp do potrzebnych pism, a także możliwość znacznie sprawniejszego przekazywania ich pomiędzy działami czy uczestnikami danego procesu. Takie działania pozwalają zoptymalizować pracę, a co za tym idzie — zwiększyć efektywność pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów gwarantuje większy porządek, bezpieczeństwo i stanowi przykład podejścia proekologicznego — firma zmniejsza ilość zużywanego papieru.
Zmniejsz koszty, zwiększ wydajność
Celem automatyzacji poszczególnych procesów w przedsiębiorstwach jest zwiększanie wydajności, produktywności pracowników, ale także zmniejszenie kosztów i oszczędność czasu. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na pełniejszą kontrolę nad procesami biznesowymi oraz ich skrócenie — transakcje finalizowane są sprawniej, towary i usługi dostarczane szybciej. Automatyzacja pozwala także na wyeliminowanie błędów i pomyłek związanych z posługiwaniem się nieaktualnymi dokumentami.
Korzystanie z nowoczesnych narzędzi prowadzi do poprawy warunków współpracy z partnerem biznesowym — proces przepływu danych zostaje usprawniony, komunikacja przebiega bez zakłóceń, a niezbędne informacje udostępniane są błyskawicznie. Wszelkie działania mające na celu udoskonalenie relacji z kontrahentami skutkują wzrostem zadowolenia stron i mogą zaowocować nawiązaniem długofalowej i korzystnej relacji.
Dokumenty pod kontrolą
Niewątpliwą zaletą zautomatyzowania procesu obiegu dokumentów jest ich uporządkowanie i większe możliwości kontrolowania. Wrażliwe dane są lepiej chronione, a prawdopodobieństwo zniszczenia lub zagubienia ważnych pism urzędowych, zaświadczeń czy pokwitowań zostaje zminimalizowane. Co ważne, komunikacja w firmie przebiega bez zakłóceń i opóźnień spowodowanych przetrzymywaniem ważnych papierów. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia całkowite wycofanie np. tradycyjnych faktur w wersji papierowej.
Porządek, segregacja, eliminacja błędów, pełna kontrola nad przesyłanymi informacjami to zalety wprowadzenia w firmach systemów elektronicznej wymiany danych. Coraz więcej podmiotów decyduje się na działania mające zlikwidować zastoje i usprawniać procesy realizacji zamówień. Automatyzacja i cyfryzacja wyznaczają właściwy kierunek rozwoju nowoczesnych przedsiębiorstw. Kluczem do sukcesu jest umiejętność korzystania z dostępnych na rynku narzędzi udoskonalających sposób funkcjonowania firm.
.jpg)
