Niszczarki do biura – jak wybrać sprzęt zgodny z RODO?

W każdej firmie powstają i trafiają do obiegu dokumenty zawierające dane osobowe pracowników, klientów czy kontrahentów. To między innymi umowy, faktury, akta kadrowe czy poufne raporty. Jeśli trafią do kosza w całości albo będą przechowywane bez zabezpieczenia, łatwo o naruszenie przepisów RODO. A te jasno wymagają, aby dane były chronione do momentu ich trwałego usunięcia. Dlatego niszczarka jest nie tylko dodatkiem biurowym, ale przede wszystkim podstawowym narzędziem do ochrony wrażliwych informacji.

Dlaczego wybór niszczarki ma znaczenie dla zgodności z RODO?

RODO nakłada na pracodawców obowiązek bezpiecznego usuwania danych. To nie tylko pliki cyfrowe, ale też dokumenty papierowe, które zawierają wrażliwe informacje. Nie można ich wyrzucić w całości – trzeba je trwale zniszczyć. Zwykłe podręczne urządzenia nie zawsze spełniają wymagania w tym zakresie. W sprzedaży dostępne są różne niszczarki, które różnią się poziomem bezpieczeństwa, wydajnością i dodatkowymi funkcjami. Dopasowanie urządzenia do potrzeb firmy ma kluczowe znaczenie – tylko wtedy można mówić o zgodności z przepisami i realnej ochronie danych.

Stopnie tajności dokumentów i normy DIN

Najważniejszym parametrem jest stopień tajności, określony w normie DIN 66399. To on decyduje o tym, jak drobno dokument zostanie zniszczony.

• P-1 i P-2 – najniższy poziom, odpowiedni do niszczenia mało istotnych materiałów, np. ulotek.
• P-3 – podstawowy poziom w biurach, ścinki są mniejsze, ale dokument da się jeszcze odtworzyć.
• P-4 – standard dla większości firm, umożliwia bezpieczne niszczenie faktur, korespondencji czy umów.
• P-5 – dla dokumentów poufnych, np. w działach księgowych i prawniczych.
• P-6 i P-7 – poziomy zastrzeżone dla instytucji państwowych i wojskowych, gdzie poufność jest absolutnym priorytetem.

Wybór stopnia zależy od tego, jakie informacje przetwarza firma. W większości biur wystarczający jest poziom P-4, ale tam, gdzie przechowuje się wrażliwe dane finansowe czy kadrowe, lepiej postawić na P-5.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie niszczarki do biura?

Oprócz poziomu bezpieczeństwa liczą się także kwestie praktyczne. W codziennym użytkowaniu ważne są:

• wydajność cięcia – ile kartek można zniszczyć jednorazowo,
• czas pracy ciągłej – tańsze modele działają kilka minut, profesjonalne nawet godzinę bez przerwy,
• pojemność kosza – małe biuro poradzi sobie z koszem 20–30 l, duże potrzebuje ponad 50 l,
• rodzaj cięcia – paskowe (strip-cut) zapewnia niższe bezpieczeństwo, ścinkowe (cross-cut) i mikrościnkowe (micro-cut) gwarantują większą ochronę i oszczędność miejsca,
• hałas – w otwartej przestrzeni warto wybierać modele poniżej 60 dB.

Takie parametry przekładają się na wygodę pracy. Dzięki dobrze dobranemu urządzeniu dokumenty można niszczyć na bieżąco, bez odkładania ich na później.

Jakie nośniki można niszczyć oprócz papieru?

Nowoczesne niszczarki do biura to urządzenia wielofunkcyjne. Oprócz dokumentów papierowych radzą sobie także z innymi nośnikami danych. Wiele modeli potrafi niszczyć:

• karty płatnicze i identyfikatory,
• płyty CD i DVD,
• pendrive’y,
• dokumenty zszyte spinaczami.

Dzięki temu pracownicy nie muszą się zastanawiać, co zrobić z różnymi typami nośników – wszystko można zutylizować jednym urządzeniem. To nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja, że żadne dane nie trafią w niepowołane ręce.

Niszczarka dopasowana do wielkości biura

Nie każda firma ma takie samo zapotrzebowanie. Małe biuro, w którym pracuje kilka osób, może korzystać z prostego modelu z koszem o pojemności 20–30 litrów. Wystarczy, że urządzenie zniszczy kilkanaście kartek jednorazowo. W średnich firmach, gdzie dokumentów jest więcej, potrzebne są niszczarki o większej pojemności i dłuższym czasie pracy ciągłej. Korporacje obsługujące setki pracowników inwestują w sprzęt przemysłowy – z koszami ponad 100 litrów i możliwością niszczenia różnych nośników. W każdym przypadku chodzi o to, by urządzenie było dopasowane do skali działania firmy.