Realia, z jakimi przyszło nam się obecnie mierzyć, zmusiły wiele firm do przeniesienia się w tryb pracy zdalnej. Ma to swoje plusy i minusy, jednak warto przygotować się do home office tak, by praca odbywała się płynnie i efektywnie. Przyda się tu pomocna dłoń, bo ten stan oznacza dla pracownika konieczność samodzielnego zorganizowania sobie pracy i ustalenia zasad komunikacji z pozostałymi członkami zespołu, co często może być dla nich dodatkowym czynnikiem stresującym wpływającym na jakość i tempo ich pracy. Efektywność wykonywania wielu zadań z domu może zwiększyć wykorzystanie technologii OCR.
Jak działa oprogramowanie OCR i czemu warto z niego korzystać
W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, tworzone i przetwarzane są spore ilości dokumentów. Często pracuje nad nimi nie jeden pracownik, ale cały zespół. Jeżeli w Twojej firmie dotychczas stosowano papierowy obieg dokumentów, pandemia koronawirusa i przejście w tryb pracy zdalnej bez wątpienia dały się we znaki. Kartę jednak można obrócić i wyciągnąć z tej sytuacji coś dobrego. Zmiana przyzwyczajeń pracowników, a przy okazji spore oszczędności – pomoże w tym technologia OCR, którą w swoich produktach wykorzystuje firma ABBYY, np. ABBYY FineReader PDF 15 Standard. Znajdziesz je na stronie: https://finereader.pl. Czym jest technologia OCR i dlaczego cieszy się tak dużą popularnością w biurach?
Technologia OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków) zamienia tekst drukowany w wersję edytowalną. Dzięki czemu możliwe jest automatyczne przeniesienie dokumentu w wersji papierowej do programu komputerowego, np. edytora tekstu. Rozpoznanie treści 1 strony A4 zajmuje mniej niż minutę, a zatem jest o wiele szybsze niż gdyby tekst przepisywał człowiek. Możliwość szybkiego zdigitalizowania dokumentów to jednak dopiero początek korzyści oferowanych przez to oprogramowanie.
Jak technologia OCR usprawnia codzienną pracę zdalną?
Obecna sytuacja epidemiologiczna sprawiła, że firmy niemal z dnia na dzień musiały przejść na zupełnie nowy styl pracy – czy to hybrydowy, czy 100% zdalny. Dziś z reguły w siedzibie firmy pracuje jedna lub dwie osoby, które np. przyjmują pocztę i następnie przekierowują ją do poszczególnych pracowników. Zamiast skanować i ręcznie opisywać każdy dokument w e-mailach do pracowników, można:
-
zeskanować dokument,
-
przetworzyć go za pomocą programu OCR – jego oryginalna struktura (wraz np. z tabelami) zostanie zachowana,
-
dodać niezbędne komentarze,
-
zabezpieczyć dokument,
-
przekazać go dalej.
Dzięki możliwości edytowania treści dokumentu można usunąć np. dane osobowe czy wrażliwe, dostęp do których jest danemu pracownikowi zbędny, co pozwala zachować pełną zgodność z przepisami RODO. Wszystko to w zaledwie kilka minut.
Zastanawiasz się, czy w Twojej firmie przyda się technologia OCR? Odpowiedz sobie na pytanie, ile dokumentów każdego dnia spływa do Twojej firmy, jak często pracownicy współpracują w obrębie jednego dokumentu, jak często do tej pory musieliście przeszukiwać tradycyjne archiwa dokumentów. Skanowanie i przetwarzanie takich dokumentów za pomocą programu OCR pozwala szybciej przekierować ją do właściwych działów i pracowników, a co za tym idzie – efektywniej wykorzystywać czas pracy.
Dlaczego wykorzystanie OCR może dać Twojej firmie przewagę?
Jeszcze kilkanaście lat temu technologia OCR była rozwiązaniem polecanym dużym firmom o rozbudowanej strukturze. Dziś oprogramowanie tego typu jest przystępniejsze cenowo, łatwiejsze w obsłudze i tym samym dostępne również dla małych czy średnich przedsiębiorstw. Chociaż technologia OCR doskonale sprawdza się w przypadku home office, to jej wykorzystanie może okazać się kluczowe dla zdobycia przewagi nad konkurencją. Dlaczego? Dzięki niej:
-
usprawnisz obieg dokumentów – dzięki wyeliminowaniu dokumentów papierowych nie ma obawy, że niektóre z nich się zgubią lub zostaną niezauważone przez pracownika,
-
szybko odnajdziesz niezbędne pisma czy ich fragmenty – nie trzeba przeszukiwać segregatorów, bo wystarczy tylko wskazać słowo, aby system odnalazł dokumenty, w których ono występuje,
-
wyeliminujesz pomyłki – pracownik przepisujący dokumenty może popełnić wiele błędów, podczas gdy nowoczesne oprogramowanie ABBYY FineReader oferuje poprawność rozpoznawania tekstu na poziomie 99,9 proc.
Jeżeli zdecydujesz się na to oprogramowanie, Twoja firma może wiele zaoszczędzić. Pracownicy, którzy dotychczas opisywali dokumenty, będą mogli zająć się pracą merytoryczną, w tym choćby poszukiwaniem kolejnych klientów. Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu Twoja firma otrzyma szansę na szybszy rozwój i wyprzedzenie konkurencji.
