Przy planowaniu napojów na event przyjmij, że herbatę lub napar bez kofeiny wybierze mniej więcej co trzeci-co czwarty gość. To szacunek, a nie twarda statystyka. Rzeczywisty udział zależy od pory dnia, profilu uczestników i tego, co w ogóle będzie dostępne przy stanowisku.
Polska należy do krajów, w których pije się dużo herbaty, a coraz więcej osób sięga po herbaty liściaste i droższe mieszanki zamiast torebek. Dlatego goście eventów firmowych mają wobec herbaty coraz wyższe oczekiwania.
Grupa „herbaciana” jest bardziej zróżnicowana, niż się wydaje. Najczęściej należą do niej:
Bar kawowy z baristą to dla miłośników kawy realne doświadczenie: espresso, flat white, latte z dobrze spienionym mlekiem. Osoba, która kawy nie pije, dostaje w tym samym czasie zwykle kubek wrzątku i torebkę ekspresową. Formalnie ma co pić, ale to nie jest równoważna oferta.
Tu wiele osób popełnia ten sam błąd. Organizator inwestuje w catering napojowy, a mimo to znacząca część uczestników nie ma z niego żadnego „momentu przerwy”. Mobilny bar z herbatą domyka tę lukę. Przy okazji przejmuje część ruchu, który w przerwie kawowej kumuluje się przy jednym stanowisku.
Mobilny bar z herbatą to stanowisko obsługiwane przez baristę, który na miejscu parzy herbaty specialty z kontrolą temperatury wody i czasu parzenia. Dla organizatora to alternatywa albo uzupełnienie mobilnego baru kawowego z ekspresem kolbowym.
Herbata specialty to herbata liściasta wysokiej jakości o znanym pochodzeniu, parzona według parametrów dobranych do jej rodzaju. Właśnie te parametry odróżniają bar herbaciany od warnika z torebkami.
Typowa karta baru z herbatą obejmuje:
Rola baristy nie kończy się na nalewaniu. Dobiera temperaturę i czas do rodzaju herbaty, doradza gościom i pilnuje, żeby zielona herbata nie wyszła gorzka, a czarna nie była „lurą”. Przykładem takiej usługi jest mobilny bar z herbatą specialty prowadzony przez Mobilnego Baristę – z autorskimi mieszankami, herbatami kwitnącymi i kubkami z logo klienta.
Pojedyncze espresso powstaje szybciej niż filiżanka herbaty. W szczycie przerwy bar z herbatą może jednak obsłużyć więcej osób, bo napar parzy się w kilku dzbankach równocześnie. Podane niżej wartości są orientacyjne i zależą od sprzętu oraz liczby baristów.
Sama ekstrakcja espresso trwa ok. 25-30 sekund. Do tego dochodzi mielenie, ubijanie kawy i spienianie mleka, więc kawa mleczna zajmuje zwykle 1-2 minuty. Przepustowość baru kawowego wyznaczają liczba grup w ekspresie i liczba baristów. Dlatego w przerwach kawowych przy ekspresie tworzą się kolejki.
Czas parzenia zależy od rodzaju herbaty:
Rodzaj herbaty Temperatura wody Czas parzenia Zielona 70–80°C 2–3 min Czarna 90–95°C 3–5 min Oolong 85–95°C 3–5 min Ziołowa i owocowa 95–100°C 5–8 min
Na pierwszy rzut oka herbata przegrywa z espresso. W praktyce wygląda to trochę inaczej. Bar herbaciany może pracować w trybie parzenia wsadowego, czyli przygotowywać napar od razu w kilku dzbankach lub termosach, a potem tylko go nalewać. Barista zaczyna parzyć kilka minut przed przerwą, a gdy goście podchodzą, napełnienie kubka trwa kilka sekund. Jedna osoba obsługuje wtedy wiele porcji naraz.
Przerwa na konferencji trwa zwykle 15-30 minut, a największy ruch przypada na pierwsze minuty. Jeśli wszyscy idą do jednego ekspresu, część gości wraca na salę bez napoju albo spóźnia się na kolejny panel.
Drugi punkt z napojami rozkłada ten ruch. Osoby pijące herbatę nie stoją w kolejce do espresso, więc przy barze kawowym robi się luźniej. Warto ustawić oba stanowiska w pewnej odległości od siebie, żeby kolejki się nie mieszały.
Tak, zwykle wyraźnie mniej. Stanowisko herbaciane potrzebuje orientacyjnie 2-3 kW na urządzenie i najczęściej wystarcza mu standardowe gniazdo 230 V. Bar kawowy z ekspresem kolbowym ma większe wymagania. Wartości zależą od modelu sprzętu, więc zawsze potwierdź je z dostawcą i obiektem.
Dzięki temu bar z herbatą łatwiej postawić w foyer, przy stoisku targowym, w plenerze czy w sali bez przyłącza siłowego. Jeśli obiekt ma ograniczoną moc, to często rozstrzyga o wyborze.
| Kryterium | Mobilny bar z herbatą | Mobilny bar kawowy |
| Dla kogo | goście niepijący kawy, ograniczający kofeinę, sesje wieczorne | miłośnicy kawy, większość gości porannych |
| Czas przygotowania jednej porcji | 2-8 min parzenia, nalewanie kilka sekund przy parzeniu wsadowym | espresso 25-30 s, kawa mleczna 1-2 min |
| Przepustowość w szczycie | wysoka przy parzeniu wsadowym | ograniczona liczbą grup ekspresu i baristów |
| Moc elektryczna (orientacyjnie) | ok. 2-3 kW na urządzenie | ok. 3-5 kW na ekspres 2-grupowy + młynki |
| Przyłącza | zwykle gniazdo 230 V, woda | często osobny obwód 16 A lub 400 V, woda |
| Metraż stanowiska | mniejszy | większy |
| Opcje bez kofeiny | napary ziołowe, owocowe, rooibos | kawa bezkofeinowa (nie zawsze dostępna) |
| Sezonowość | zimą napary rozgrzewające, latem herbaty mrożone i cold brew | latem kawa mrożona |
| Efekt wizualny i branding | herbaty kwitnące, autorska mieszanka, kubki z logo | latte art, kubki z logo |
| Typowe eventy | gale, eventy wellbeing, konferencje premium, plener | konferencje poranne, targi, spotkania biznesowe |
Wybór zależy od długości wydarzenia, pory dnia, liczby gości i warunków technicznych miejsca. Podane progi są orientacyjne, ale dobrze sprawdzają się jako punkt wyjścia.
Sam bar kawowy wystarczy, gdy:
Sam bar z herbatą sprawdzi się, gdy:
Oba bary warto połączyć, gdy:
Jeśli wybierasz dwa stanowiska, prościej zamówić je u jednego dostawcy. Część firm, np. Mobilny Barista, ma w ofercie bar kawowy, bar z herbatą i bar z matchą, więc logistyka, montaż i rozliczenie przechodzą przez jedną osobę kontaktową.
Kartę herbat dopasuj do typu wydarzenia i pory roku. Niezależnie od formatu zaplanuj przynajmniej 1-2 opcje bez kofeiny.
Typ eventu Propozycja karty Konferencja czarna klasyczna, zielona, napar owocowy bez kofeiny Gala herbaty kwitnące, oolong, autorska mieszanka Plener latem herbaty mrożone, cold brew herbaciany Event zimowy napary rozgrzewające z imbirem, cytryną i sokiem malinowym
Warto tu zwrócić uwagę na jedną rzecz. Karta nie musi być długa. Cztery-sześć dobrze dobranych pozycji obsłuży gości sprawniej niż piętnaście, przy których każdy zatrzymuje się i czyta opis. Autorska mieszanka „pod markę” wydarzenia i kubki z logo to z kolei prosty sposób, żeby bar stał się częścią brandingu eventu.
Przed wynajmem baru z herbatą ustal z dostawcą kilka konkretów. Dzięki temu unikniesz niespodzianek w dniu wydarzenia.
Jeśli tego nie ustalisz przed podpisaniem umowy, w dniu eventu może się okazać, że w foyer brakuje gniazda albo stanowisko nie mieści się w wyznaczonym miejscu.
Bar kawowy obsłuży większość uczestników, ale nie wszystkich. Mobilny bar z herbatą domyka lukę po gościach, którzy nie piją kawy albo unikają kofeiny po południu. Zwykle potrzebuje mniej prądu, zajmuje mniej miejsca i przy parzeniu wsadowym dobrze radzi sobie w szczycie przerwy. Na krótkie poranne spotkanie wystarczy sam ekspres. Na galę lub event w miejscu bez siły – bar herbaciany. Na konferencję całodniową, targi czy event międzynarodowy najlepiej sprawdzają się oba stanowiska.
Czy bar z herbatą może zastąpić bar kawowy? Tak, na niektórych eventach, np. na galach wieczornych, wydarzeniach wellbeing albo w miejscach bez przyłącza siłowego. Na konferencjach całodniowych i targach lepiej sprawdza się połączenie obu barów.
Ile osób obsłuży jeden barista przy barze z herbatą? To zależy od karty i sprzętu. Przy parzeniu wsadowym w dzbankach lub termosach jeden barista nalewa gotowy napar w kilka sekund, więc w szczycie może obsłużyć więcej osób niż przy ekspresie. Dokładną przepustowość na godzinę potwierdź z dostawcą.
Ile prądu potrzebuje bar z herbatą? Orientacyjnie 2-3 kW na urządzenie, czyli warnik, zaparzacz lub czajnik z regulacją temperatury. Zwykle wystarcza standardowe gniazdo 230 V, ale wymagania zawsze warto sprawdzić z dostawcą i obiektem.
Czy bar z herbatą można postawić w plenerze? Tak. Bar z herbatą ma mniejsze wymagania prądowe niż bar kawowy, więc łatwiej go zasilić w plenerze. Potrzebny jest dostęp do prądu oraz wody lub jej dowóz w kanistrach. Latem dobrze sprawdzają się herbaty mrożone i cold brew.
Jakie herbaty serwować na konferencji? Najbezpieczniejszy zestaw to czarna klasyczna, zielona i napar owocowy bez kofeiny. Zawsze zaplanuj przynajmniej 1-2 opcje bez kofeiny.
Czy bar z herbatą jest tańszy od kawowego? Często tak, bo wymaga prostszego sprzętu i mniejszych ilości mleka. Ostateczna cena zależy jednak od liczby gości, czasu obsługi, karty i dodatków, np. kubków z logo, dlatego warto poprosić o indywidualną wycenę.
Czy można połączyć bar z herbatą i z kawą na jednym evencie? Tak, i na większych wydarzeniach to często najlepsze rozwiązanie. Dwa stanowiska rozkładają ruch w przerwie, a goście mają realny wybór. Najprościej zamówić oba u jednego dostawcy.
Ile wcześniej zarezerwować bar na event? Im wcześniej, tym lepiej, szczególnie w sezonie konferencyjnym i przed eventami świątecznymi. Zarezerwuj termin, gdy tylko znasz datę i przybliżoną liczbę gości, a szczegóły karty dopracujesz później.
