Faktura ustrukturyzowana – co to jest i jak wygląda

Czy wiesz, że już wkrótce Twoją firmę zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane? Stanie się to, kiedy w życie wejdzie obligatoryjne rejestrowanie tych dokumentów rozliczeniowych w systemie KSeF. Przygotuj się na ten moment. Dowiedz się, co to jest faktura ustrukturyzowana i jak ją wystawić.

Faktura ustrukturyzowana – co to jest?

Faktura ustrukturyzowana jest cyfrowym dokumentem sprzedaży w postaci pliku XML, który ma jednolitą, ustandaryzowaną budowę. Jej wzór został ustalony przez Ministerstwo Finansów. Taki dokument:

• jest zgodny z wymogami systemu KSeF, a więc może być w nim zarejestrowany, odebrany i przechowywany;
• daje odbiorcom możliwość automatycznego przetworzenia dokumentu rozliczeniowego;
• ma nadawany odpowiedni numer identyfikacyjny w systemie KSeF;
• wyróżnia się stałym, niezmiennym zakresem oraz układem informacji – dzięki temu jest w pełni czytelny dla każdej strony transakcji;
• jest przesyłany bezpośrednio w systemie KSeF, a nie za pośrednictwem dodatkowych narzędzi, np. przez pocztę elektroniczną.

Faktura elektroniczna a ustrukturyzowana – czy są tym samym?

Faktura ustrukturyzowana jest pojęciem o węższym zakresie niż faktura elektroniczna. Tym drugim określeniem można nazwać każdy elektroniczny dokument księgowy, który oficjalnie potwierdza przeprowadzenie sprzedaży. Musi on być zgodny z ustawą o VAT, a zatem spełnić wymogi:

• autentyczności pochodzenia (aby nie było wątpliwości, kto odpowiada za wystawienie faktury elektronicznej);
• integralności treści (aby była pewność, że treść dokumentu nie została zmieniona);
• czytelności (aby informacje były zaprezentowane w zrozumiały i przejrzysty sposób).

W tę kategorię wpisują się dokumenty sprzedaży w różnych formatach. Mogą to być np. faktury w PDF wysyłane na maila. Jednym z typów faktur elektronicznych są faktury ustrukturyzowane – to te w formatach XML (jest on wymagany w KSeF) lub Edifact.

Czy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe?

Faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, którzy w 2025 r. osiągną wartość sprzedaży (wraz z odprowadzonym podatkiem) na poziomie minimum 200 mln zł. Dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 r. system KSeF stanie się obligatoryjny również dla pozostałych firm oraz instytucji.

Do tego momentu korzystanie z faktur ustrukturyzowanych i KSeF jest jedynie opcją. Mimo to już obecnie każdego dnia wystawia się ponad 1 mln takich dokumentów. Powód jest prosty – przejście na e-faktury tego rodzaju jest dla przedsiębiorców opłacalne.

Co daje korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, choć pozornie wydaje się utrudnieniem, jest znaczącym wsparciem dla firm. Skorzystanie z tego rozwiązania pozwala m.in.:

• przyspieszyć otrzymanie zwrotu VAT o minimum 20 dni;
• uniknąć problemów z utratą dokumentów rozliczeniowych (są automatycznie rejestrowane i przechowywane w systemie) czy wystawianiem duplikatów;
• uniknąć przesyłania JPK_FA;
• ustandaryzować wzajemne rozliczenia z kontrahentami;
• mieć pewność, że dokumenty rozliczeniowe zawsze dotrą do kontrahenta – bez opóźnień i błędów w wysyłce.

Obawiasz się, że przejście na faktury strukturyzowane będzie problematyczne, bo korzystasz z systemu ERP? Rozwiązanie tego problemu proponuje EDITEL Polska. Jest nim system KSeF Connect, który umożliwia integrację KSeF i ERP w ramach jednego, spójnego środowiska. Warto zapoznać się z tą opcją i już teraz przygotować się do wdrożenia nowego formatu faktur.