Małe spółki z o.o. coraz częściej decydują się na korzystanie z księgowości online w formule zdalnej, przede wszystkim ze względu na płynącą z tych rozwiązań oszczędność – abonament za tego typu usługi jest bowiem dużo tańszy niż koszt zatrudnienia księgowej. Ale czy z niższą ceną nie wiążą się pewne ograniczenia? Zdecydowanie nie! Księgowość internetowa to stale rozwijająca się dziedzina, a usługodawcy wciąż poszerzają zakres możliwości i funkcji oferowanych narzędzi. Najlepsi dostawcy uzupełniają swoją ofertę o dodatkowe usługi doradcze. Na co jeszcze pozwala takie rozwiązanie?
Księgowość przyszłości
Księgowość online w formule zdalnej przypomina w działaniu wirtualne biuro rachunkowe – usługodawca udostępnia firmie szereg narzędzi do zarządzania finansami, księgowością, płatnościami i dokumentami oraz wspiera w zakresie organizacji tych danych. Warto wiedzieć, że aplikacje te to nie tylko prosta księga przychodów i rozchodów, a zakres możliwości jakie otrzymują spółki dzięki ich wykorzystaniu obejmuje zarówno organizację płatności i generowanie faktur, jak i kontrolę nad kadrami obejmującą nadawanie pracownikom odpowiednich dostępów i funkcji. Dostaw tego typu usług w pełnej formule oferują poza tym również szeroki wachlarz dodatkowych usług doradczych – nad finansami firmy czuwają więc wykwalifikowani specjaliści, a w razie problemów – na przykład ze skarbówką – przedsiębiorca ma pewność, że otrzyma pełną pomoc i wsparcie.
Płatności i finanse
Dzięki pełnej księgowości online spółki z o.o. otrzymują pełną kontrolę nad transakcjami i finansami. Udostępniane w ramach tych usług narzędzia pozwalają więc na wgląd w historię płatności oraz aktualny status transakcji przychodzących i wychodzących. Możliwe jest także wykorzystanie tych narzędzi do generowania e-faktur, a nawet miękkiej windykacji i wiekowania należności. Niezwykle przydatne w usprawnieniu działania firmy jest także integracja z systemami bankowymi, dzięki czemu prowadzenie operacji finansowych jest szybkie i wygodne. Pozytywy wpływ na wydajność firmy mają również moduły umożliwiające porządkowanie bazy kontrahentów. W kontekście pełnej księgowości warto również pamiętać o dodatkowych usługach doradczych i wykorzystaniu zgromadzonych za pomocą wspomnianych aplikacji danych do ułatwienia analizy finansowej firmy w przypadku na przykład starania się o kredyt.
Zarządzanie kadrami i płacami
Dostawcy usług pełnej księgowości online, oprócz rozbudowanych aplikacji do zarządzania finansami i księgowością oferują także szereg narzędzi ułatwiających organizację w zakresie HR. Rozwiązania tego rodzaju zwiększają wydajność firmy i zmniejszają czas jaki pracownicy muszą poświęcać na biurokrację, możliwe jest bowiem nadawanie zatrudnionym w firmie osobom spersonalizowanych dostępów, dzięki czemu są oni w stanie samodzielnie wygenerować potrzebne dokumenty czy rozliczyć delegacje. Niezwykle przydatne są również zautomatyzowane systemy przypominające o terminach ważności umów, szkoleń BHP czy badań lekarskich. Przeniesienie wszelkich dokumentów do elektronicznej bazy ułatwia również organizację umów i usprawnia pozostałe procesy kadrowo-płacowe w spółce.
Bezpieczeństwo danych
Mniejsze spółki z o.o. prowadzące księgowość we własnym zakresie dość często borykają się z licznymi problemami wynikającymi z nieprawidłowych zabezpieczeń. Podobny problem dotyka także staroświeckich biur rachunkowych, które oferują już dość archaiczne usługi. Słabo zabezpieczone komputery to gratka dla cyberprzestępców, którzy nie ograniczają się dziś jedynie do rozsiewania wirusów i trojanów. O bezpieczeństwo wrażliwych danych finansowych, informacji o pracownikach czy dokumentacji firmy należy przecież dbać jak najlepiej. Najlepsi na polskim rynku dostawcy usług pełnej księgowości oferują najwyższy poziom zabezpieczeń, równie skuteczny jak systemy stosowane w bankowości online. Istotne jest również tworzenie regularnych kopii zapasowych, które pozwolą na odzyskanie utraconych danych we wszelkich nieprzewidzianych sytuacjach – zarówno wynikających z czynników losowych, jak i błędów ludzkich.
Jakiego dostawcę wybrać?
Przechowywanie dokumentów w opasłych teczkach i organizacja finansów, przy pomocy słabo zabezpieczonych komputerów, to relikt przeszłości, a z usług pełnej księgowości online korzysta coraz więcej spółek i instytucji. Na co jednak zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy? Przede wszystkim zacząć należy od możliwości oferowanych narzędzi – warto w tym kontekście pomyśleć, jakie rozwiązania będą dla firmy przydatne. Drugim krokiem jest
wybór zaufanego, doświadczonego i pewnego dostawcy, który zapewni najwyższy standard obsługi oraz wsparcie w przypadku problemów, a także zagwarantuje najwyższy poziom zabezpieczeń dla przechowywanych danych. Na polskim rynku zdecydowanie wyróżnia się oferta Grupy ING, która w ramach Spółki ING Usługi dla Biznesu oferuje usługi pełnej księgowości internetowej. Oferta ING Księgowość (http://www.ingksiegowosc.pl/dla-kogo) kierowana jest zarówno do małych spółek z o.o., jak i większych firm i instytucji. Trudno dziś znaleźć dostawcę oferującego tak szeroki zakres usług księgowości online przy tak wysokim poziomie zabezpieczeń i niskiej cenie.
