Cyfrowa transformacja w polskich przedsiębiorstwach nabrała tempa. Coraz więcej firm przechodzi na komunikację asynchroniczną oraz wprowadza cyfrowe narzędzia zarządzania pracą i zadaniami. Nowy model zyskał na znaczeniu w okresie pandemii. Jednak okazało się, że poprawia wydajność także w tradycyjnych systemach pracy biurowej.
Z tego artykułu dowiesz się:
– dlaczego przedsiębiorcy decydują się na adaptację nowych narzędzi;
– jakie są korzyści ich implementacji;
– jak je wdrożyć, aby nie doprowadzić do chaosu komunikacyjnego w firmie.
Pandemia katalizatorem cyfrowej transformacji
Przed 2020 r. z narzędzi do zarządzania pracą i zadaniami typu Asana korzystało w Polsce niewiele przedsiębiorstw. Były to głównie firmy z branży IT i agencje marketingowe, które opierały się na pracy hybrydowej lub zdalnej. Narzędzia dostosowane do takiego modelu zapewniały zespołom utrzymanie wysokiej wydajności, nawet jeśli nie pracowały w tym samym miejscu.
Przyszła pandemia.
W najgorszym momencie jej trwania aż 3 mln pracowników
przeszło czasowo na system zdalny. To 20% wszystkich zatrudnionych.
W sektorze IT i komunikacji było to nawet 80%.
To stało się źródłem, a raczej katalizatorem zmian w sposobie zarządzania. Wiele przedsiębiorstw cyklicznie borykało się z nowymi problemami typu:
– brak skutecznych kanałów komunikacji,
– brak odpowiedniej priorytetyzacji zadań;
– przekraczanie deadlinów;
– brak dostępu do dokumentów i plików osób pracujących w systemie home-office;
– spadek wydajności przez ograniczenie liczby aktywnych członków zespołów.
W obliczu tych wyzwań wiele firm szukało rozwiązań. Z pomocą przyszły narzędzia do zarządzania pracą i zadaniami takie jak Asana, Slite, Loom, które można ze sobą łączyć we wspólny “organizm” zwiększający wydajność zespołów zdalnych.
Ich synergię można porównać do budowy naszego ciała. Układy przenikają się, wpływają na siebie i się uzupełniają. Układ nerwowy jest niczym Asana – steruje procesami w naszym organizmie, jednak nie może istnieć bez wsparcia układu krwionośnego, trawiennego, czy hormonalnego. Prawidłowa synchronizacja wszystkich elementów pozwala na płynne, zdrowe i szczęśliwe funkcjonowanie.
Po uspokojeniu sytuacji epidemiologicznej, okazało się, że nowy sposób organizacji sprawdza się także w standardowym, stacjonarnym modelu organizacji firmy.
Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na implementację Asany jako narzędzia do zarządzania firmą?
Prawidłowo przeprowadzona cyfrowa transformacja rozwija systemy pracy oparte o współpracujące ze sobą narzędzia, które usprawniają organizację oraz komunikację.
Ich największymi zaletami są:
– możliwość zarządzania firmą i projektami z każdego miejsca z dostępem do internetu – kwarantanny przestają być problemem;
– koordynacja działań wszystkich działów za pomocą jednego narzędzia, do którego wszyscy mają dostęp;
– płynny przepływ informacji i danych pomiędzy członkami zespołu, którzy pracują poza biurem lub nawet poza granicami kraju;
– przejrzystość procesów zachodzących w firmie.
Podstawą cyfrowych rozwiązań jest zawsze system planowania i koordynacji zadań. Asana jest jednym z nich.
Kilka jej kluczowych elementów decyduje o rosnącej popularności.
Asana jako miejsce synchronizacji pracy wielu działów i osób
Podstawową funkcjonalnością tego narzędzia zarządzania firmą jest dodawanie projektów, a następnie zadań oraz:
– przydzielanie osób odpowiedzialnych za ich realizację,
– umiejscowienie działań ich w czasie,
– nadawanie priorytetów,
– określanie zależności pomiędzy poszczególnymi działaniami.
Funkcje te:
– pozwalają na realne wyznaczanie etapów prac;
– synchronizują pracę członków zespołu oraz kilku działów jednocześnie;
– pozwalają uniknąć chaosu poprzez nadawanie priorytetów;
– wprowadzają klarowność w zakresie odpowiedzialności za działania;
– umożliwiają szybki feedback dzięki funkcji komentarza w karcie każdego zadania;
– dają pracownikom równy dostęp do aktualnych danych dzięki możliwości dołączania plików do kart zadań;
– zachowują ciągłość komunikacji i eliminują ryzyko przypadkowego wykluczenia pojedynczych członków zespołu z korespondencji, co jest najczęstszym problemem w przypadku informacji mailowych.
Asana jako wspólny dysk
To narzędzie zarządzania firmą wydaje się jedną z lepiej przygotowanych do tego platform. Zapewnia miejsce do przechowywania najważniejszych i aktualnych plików.
Można je dodawać do kart zadań. Nie ma ograniczeń formatów. Ponadto Asana skorelowana jest z Dyskiem Google oraz ze Slite. Dzięki temu pliki można linkować. Umożliwia to dostęp wszystkich osób zaangażowanych i możliwość modyfikacji w czasie rzeczywistym.
Korzyści:
– dostęp do aktualnych danych bez względu na sposób pracy (home-office, stacjonarnie czy coworking space);
– usprawnienie feedback’owania i komunikacji w sprawach dotyczących danego zdania;
– brak zagrożenia, że bieżące informacje nie dotrą do wszystkich członków zespołu, jak to ma miejsce w przypadku maili;
– eliminacja błędnych decyzji bazujących na nieaktualnych danych.
Asana jako źródło raportów i wiedzy o stanie przedsiębiorstwa
To narzędzie zarządzania firmą, pracą i zadaniami o szerokim spektrum funkcjonalności. Pozwala nie tylko na kontrolę i koordynację aktualnych procesów, ale także na weryfikację opłacalności inwestycji, realizacji, kosztów i nakładów czasowych. Funkcja raportowania jest przejrzysta. Możliwe jest także dopasowanie danych do aktualnych potrzeb, a także do wymogów poszczególnych działów.
Korzyści:
– bieżąca ocena projektów;
– łatwiejsze planowanie działań w przyszłości;
– obiektywna ocena wpływu projektów i działań na kondycję firmy.
Cyfrowa transformacja w firmach to zmiana myślenia u samych podstaw – jak uniknąć chaosu
Cyfrowa transformacja uwzględnia wszystkie dostępne narzędzia. Dopasowuje ich funkcjonalności do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.
Aby przedsiębiorstwo mogło w pełni wykorzystać jej możliwości, zazwyczaj potrzebna jest strategia, która uwzględnia:
– obecne zarządzanie przedsiębiorstwem;
– nawyki organizacyjne i komunikacyjne zespołów i poszczególnych członków zespołu;
– stopień rozbudowania firmy;
– ilość procesów, które przeniesione zostaną na cyfrowe narzędzia;
– potrzeby firmy i poszczególnych ich członków.
Często firmy popełniają błąd, decydując się na wdrożenie
cyfrowych narzędzi zarządzania firmą bez wcześniejszego planu. To prowadzi do chaosu, spadku wydajności i rezygnacji z transformacji. Twórcy Asany rozwiązali ten problem. Nawiązali współpracę z
Remote Sensei, który obecnie jest ich przedstawicielem w Polsce. Za ich pośrednictwem istnieje możliwość wykorzystania 30-dniowego okresu próbnego, uzyskania porady i opracowania bezpłatnej strategii wdrożenia. Istotny jest także support w języku polskim i angielskim, który likwiduje większość problemów w czasie rzeczywistym.
Cyfrowa transformacja – konieczność czy fanaberia
Obecnie zmiana modelu zarządzania jest jeszcze wyborem przedsiębiorstwa. Już wkrótce stanie się jednak koniecznością dla tych, którzy chcą się rozwijać.
Nowy sposób nie tylko pozwala na sprawną koordynację funkcjonowania organizacji. Cyfrowe narzędzia zarządzania firmą przekraczają granice. Te fizyczne. Pozwalają firmom współpracować z ludźmi na całym świecie. Dzięki temu mogą otworzyć się na specjalistów spoza swojego regionu i zdobywać tych najlepszych, którzy decydują o rozwoju.
Jeśli jesteś zainteresowany
cyfrową transformacją i wprowadzeniem przedsiębiorstwa w model zarządzania XXI wieku, zajrzyj na
Remote Sensei. Zobacz, co możesz zyskać. Przekonaj się, co mówią Ci, którzy proces ten mają już za sobą. Dołącz do nich, zanim będzie za późno.
