Temat Krajowego Systemu e-Faktur był często omawiany w ostatnich miesiącach. Odbyły się liczne szkolenia, konferencje, webinary. Z rozmów z księgowymi wynika, że właściciele i menedżerowie wielu firm myśleli, że rozwiązanie to jednak nie wejdzie w życie. Tymczasem konieczność wysyłania faktur do KSeF stała się faktem, a nie każda firma była i jest do tego odpowiednio przygotowana. I wcale nie chodzi tylko o wdrożenie certyfikatów z aplikacji podatnika.
– Z perspektywy biura księgowego, KSeF jest dobrym rozwiązaniem, ułatwiającym pracę. Uważam, że jest dobrym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorstwa, bo pomaga ocenić płynność finansową czy zaplanować koszty podatkowe. Zapewnia też szybsze przesyłanie kompletu dokumentacji do księgowości, a tym samym do urzędów skarbowych – mówi ekspertka ds. podatków Barbara Hadam-Toczek, prezes Prestige Office Sp. z o.o. z Rzeszowa, współpracująca z ośrodkiem Enterprise Europe Network.
Na czym polega ułatwienie?
Do tej pory biuro księgowe analizujące wyciąg bankowy mogło widzieć przelewy, które nie były od razu udokumentowane, więc informowało klienta, o tym, których faktur brakuje, a w przypadku księgowości uproszczonej, nawet nie było takiej możliwości, wobec czego koszty mogły być nieświadomie zaniżane. Teraz wszystkie wystawione faktury są od razu zapisywane w Krajowym Systemie eFaktur. Brakować może najwyżej pojedynczych paragonów z NIP-em, dla których KSeF będzie obowiązkowy dopiero w przyszłym roku. Przedsiębiorca od razu widzi koszty, które ma do zaksięgowania. A także wie, jaka jest aktualna sytuacja finansowa firmy.
Zdaniem ekspertki, wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur jest szansą dla firm na udoskonalenie swojej strategii przychodowo – kosztowej. Tę strategię można udoskonalić – poprzez zwiększenie dyscypliny przy wystawianiu faktur i przez ustalenie odpowiednich procedur. Jeżeli przeanalizujemy, wyłapiemy te słabe ogniwa i w odpowiednim momencie zareagujemy, nie będziemy mieć problemu.
Co się zmienia?
Zasady na jakich wystawiane są faktury nie zmieniły się, podobnie jak nie zmieniły się terminy, w których należy to zrobić. Nowością jest tylko kliknięcie – „wyślij do KSeF”.
Trzeba pamiętać jednak, że faktura wysłana do Krajowego Systemu eFaktur już w nim zostaje. Teraz nie poprawimy tak łatwo faktury, jak jeszcze kilka tygodni temu, nie dokonamy szybkiej edycji, ani „podmiany”, chyba że faktura nie trafiła do obiegu, a błędy zostały wyłapane na etapie weryfikacji w naszej firmie. Nie można też wystawiać not korygujących, trzeba skorygować całą fakturę, nawet w przypadku pomyłki w opisie faktury. Najlepszym sposobem jest korekta starej faktury do zera i wystawienie jej na nowo. Ważne jest też pilnowanie terminu płatności. Algorytmy urzędów skarbowych będą widzieć, że faktura jest po terminie – niezapłacona i nakażą zastosować ulgę na złe długi.
– Biura rachunkowe zwykle rozliczają się z klientami zależnie od ilości przesłanych dokumentów – dodaje Barbara Hadam – Toczek. – Tymczasem po takiej korekcie, mamy już do uwzględnienia nie jedną fakturę, tylko trzy. I zapewne za każdą fakturę i dodatkowy czas pracy, biuro doliczy dodatkowe wynagrodzenie.
Weryfikacja faktur
W wielu firmach brakuje procedur do weryfikacji kosztów w firmie. Jeden z klientów Prestige Office po zalogowaniu się do KSeF zobaczył prawie 50 faktur od kontrahenta, od którego kupił tylko jedną rzecz. Okazało się, że ktoś pobierał faktury podając się za przedstawiciela jego firmy. Powodem był bardzo korzystny kredyt kupiecki. Na szczęście, te faktury były opłacone, ale oczywiście tak nie powinno być. W tym wypadku obydwaj partnerzy powinni zadbać, by wzajemnie się zweryfikować. Można to zrobić, uzgadniając kody kontrahenckie.
Zadanie weryfikowania otrzymanych faktur kosztowych leży po stronie przedsiębiorcy, a nie po stronie księgowej. Biuro księgowe nie musi znać merytorycznej strony biznesu, ani nie musi znać wszystkich dostawców towarów i usług. Choć oczywiście, im większa wiedza merytoryczna w dziale księgowym, tym lepiej rozliczana jest firma. Pamiętajmy, że urząd skarbowy będzie od razu widział wszystkie faktury kosztowe i zakupowe, także faktury, których nie zaksięgujemy w kosztach – do tego wykorzystywane są specjalne programy, które na bieżąco je analizują. Dla przykładu – jeśli nie zapłacimy podatku w terminie, to już na drugi dzień dostajemy upomnienie. Tego nie sprawdza człowiek, to wszystko jest działaniem systemu, który wysyła taki monit z automatu. Po kolejnych 7 dniach, mamy blokadę konta. A jeżeli zablokowanie konta zdarzy się w dniu, w którym trzeba zapłacić pracownikom wynagrodzenia? Za chwilę przez taką sytuację, firma może przestać funkcjonować – ze względu na zatory finansowe lub blokadę środków na rachunku bankowym.
Kary za nierzetelne prowadzenie dokumentacji księgowej to nawet 30 tysięcy złotych. Księgowa nie jest odpowiedzialna za to, że przekazana została do rozliczenia faktura, której nie powinno być. Co prawda, słyszy się, że w tym roku nie będzie kar za błędy przy KSeF, ale nie ma pewności czy kary nie zostaną wprowadzone za parę lat, za czynności podatkowe z bieżącego roku.
Jeśli dostaniemy fakturę spoza KSeF
W tym roku faktur do KSeF nie muszą jeszcze wysyłać małe firmy, które wystawiają miesięcznie faktury na kwotę nie większą niż 10 tysięcy brutto. Nie ma też obowiązku wysyłania wspomnianych paragonów z NIP-em.
Ale zdarza się, że dokumentów nie wysyłają firmy, które powinny je wysyłać. W biurze rachunkowym Prestige Office znany jest przykład firmy leasingowej, nie wysyłającej faktur do systemu KSeF. Czy jest to jakiś problem dla nabywcy czy odbiorcy faktury? Na szczęście nie i warto podkreślić, że nabywca nie odpowiada za to, że otrzymał fakturę, której nie ma w KSeF – ie. Gdy koszt jest uzasadniony, to można go śmiało zaksięgować i odliczyć VAT. Problem pojawi się w momencie, kiedy dostawca wyśle te wszystkie faktury do systemu. Wtedy trzeba będzie dokonać korekty „wstecznie”, czyli nadać numer KSeF oraz wysłać Jednolity Plik Kontrolny. Takie sytuacje są zupełnie niepotrzebne, gdyż generują dodatkową pracę.
Wydaje się, że jedyny dzisiaj problem, jaki może się pojawić z płynnością finansową, dotyczyć będzie wystawiania i wysyłania do KSeF faktur VAT z datą do 15 dnia następnego miesiąca. Dotychczas, data wystawienia była datą wewnętrzną, niemożliwą do weryfikacji dla podmiotów zewnętrznych. Od momentu wejścia w życie KSeF, ta data jest określona przesłaniem do systemu KSeF, jest również datą według której nabywca rozlicza VAT naliczony. Reasumując, jeżeli nie wdrożymy procedur w firmie, które nie usystematyzują procesu ich wystawiania, to firma może mieć problem z brakiem podatku VAT do odliczenia. Aktualnie trwają prace w kierunku możliwości odliczenia VAT-u na takich samych zasadach jak podatku dochodowego czyli w dacie poniesienia kosztu. O tym trzeba pamiętać – przy większych kwotach tych przykładowych 23% może nam nagle zabraknąć środków.
Zadbajmy o umowy
Często biznes opiera się na umowach ustnych, nie mamy umów pisemnych czy nawet podpisanych zleceń. Często też nie wiemy, jak mamy jakąś usługę nazwać, więc piszemy „Usługa zgodnie z umową”. A co będzie gdy trzeba pokazać taką umowę podczas kontroli? Nie może być tak, że wszystkie umowy zawarte przez firmę są ustne. Najgorszą rzeczą będzie spisanie takiej umowy z datą wsteczną. Wtedy bardzo łatwo o pomyłkę, bo na przykład powołamy się na przepisy, które wtedy jeszcze nie obowiązywały, czy wpiszemy niewłaściwą stawkę VAT. Więc trzeba – jeśli ktoś dotąd tego nie zrobił – przeanalizować, czy w ogóle mamy umowy, co jest w nich zapisane i co jest ujęte na fakturach.
Jeśli podpiszemy umowę, to będzie ona zawierać takie informacje, jak nazwa odbiorcy faktury, jego aktualny adres, NIP, itd. Zniknie nam – wcale nierzadki – problem wystawiania faktur na inny podmiot niż powinnyśmy, np. na spółkę zależną naszego kontrahenta czy przedsiębiorcę pozostającego w konsorcjum z naszym kontrahentem.
– Mieliśmy klienta, któremu kontrahent z Włoch, pięć razy kazał poprawiać fakturę, ciągle zmieniając odbiorcę – dodaje prezes Prestige Office.
Jak to rozwiązać? Pamiętajmy, że poza KSeF-em są faktury pro forma. Może lepiej wystawić najpierw fakturę pro forma, a gdy płatność wpłynie na konto, to będziemy widzieć, kto jest nabywcą i – co za tym idzie – komu wystawić fakturę VAT. Bo korygowanie któryś raz z rzędu tej samej faktury, to nie tylko większe koszty, ale też czynność budząca zainteresowanie urzędu skarbowego.
Inna rekomendacja, która powinna być wdrożona w związku z KSeF-em, to uporządkowanie polityki rabatowej. Otóż każdy rabat udzielany przez firmę, to pomniejszenie kwoty należnej urzędowi skarbowemu. Pracownicy urzędu skarbowego mogą zapytać, a dlaczego to kosztowało złotówkę, a to było tańsze o 50%? Czy ta cena nie jest rażąco niska? A ilu przedsiębiorców ma spisaną politykę udzielania rabatów, sformalizowaną przez uchwałę zarządu albo chociażby ujętą w dokumentacji wewnętrznej firmy? Jeśli byłaby spisana, wszystko byłoby bardziej przejrzyste. Nie tylko dla urzędu skarbowego, także dla naszych pracowników. I finalnie może byłoby to nawet bardziej opłacalne.
Uporządkuj swój biznes
– Każdy przedsiębiorca powinien KSeF wykorzystać do tego, by popatrzeć jak funkcjonuje jego firma, gdzie są wąskie gardła, gdzie można coś lepiej poukładać. To właśnie zrobiliśmy w naszym biurze, przeglądnęliśmy wszystkie procedury – tłumaczy ekspertka z Prestige Office. – Z tego powodu zmieniliśmy umowy z kontrahentami tak, by nie wystawiać wszystkich faktur w ostatnim dniu miesiąca. Bo jeżeli wszyscy lub choćby większość przedsiębiorców wystawi faktury 30 czy 31 dnia miesiąca, to system może się zawiesić.
Trzeba się także zastanowić, co zrobić, gdy pracownik odpowiedzialny za wystawianie faktur zachoruje. Czy w firmie jest osoba, która może go zastąpić? Teoretycznie, na zwolnieniu lekarskim można faktury wystawiać i wysyłać do KSeF, ale system Ministerstwa Finansów wymieni się informacjami z systemem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który widząc, że ktoś wykonuje pracę będąc w tym czasie na zwolnieniu lekarskim, nakaże oddać nienależne chorobowe. Zasada jest prosta – na loginie pracownika odpowiedzialnego za wystawianie faktur a będącego na zwolnieniu lekarskim, nie może pracować inna osoba. Gdy jednak taka sytuacja nastąpi i Zakład Ubezpieczeń Społecznych o tym się dowie, również może nakazać zwrot świadczenia.
Rozwiązaniem może być udzielenie pełnomocnictwa do wystawiania faktur przez biuro księgowe. KSeF przewiduje także taką możliwość.
KSeF dla eksporterów i importerów
Dużo kontrowersji było i jest w związku z fakturami międzynarodowymi. Informacje z końca tamtego roku mówiły, że nie mamy obowiązku wysyłania do KSeF-u faktur dla kontrahentów zagranicznych. W międzyczasie to się zmieniło. Firmy mają obowiązek wystawiania faktur KSeF – dla wszystkich kontrahentów zagranicznych, bez względu na to, czy jest to sprzedaż usług, towarów, produktów. Nie ma znaczenia WDT, WNT, import. Mamy obowiązek wysyłania faktur do KseF-u. Oprócz tego, wysyłamy fakturę do naszego kontrahenta mailem lub w inny uzgodniony z nim sposób, wraz ze wszystkimi dokumentami, które są potrzebne, żeby faktura trafiła w obieg księgowy naszego zagranicznego partnera. Nie ma też żadnych różnic między przedsiębiorcami z Unii Europejskiej, a tymi spoza Unii.
– W kilku krajach Unii Europejskiej jest już odpowiednik KSeF, a za kilka lat będzie to powszechne rozwiązanie – dodaje Barbara Hadam -Toczek. – Ale w tej chwili wystawiania transgranicznych faktur, przedsiębiorcy na pewno nie powinni się obawiać. Moim zdaniem jest to może nawet mniejszy problem niż z fakturami dla krajowych odbiorców.
Zdaniem kierownika ośrodka Enterprise Europe Network Artura Chmaja – jak to często bywa przy wdrażaniu zupełnie nowych narzędzi i zasad, przedsiębiorcy potrzebują wsparcia merytorycznego, a KSeF okazał się być prawdziwym wyzwaniem dla podmiotów współpracujących z partnerami zagranicznymi. Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, Ośrodek Enterprise Europe Network działający przy Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie, oferuje wsparcie szkoleniowe i doradcze w zakresie wdrażania i obsługi KSeF dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z Polski Południowej, w tym najczęściej z województwa podkarpackiego. Sieć Enterprise Europe Network to szansa, by wzmocnić swoją konkurencyjność na Jednolitym Rynku Unii Europejskiej oraz za pośrednictwem zagranicznych ośrodków sieci nawiązać współpracę także z przedsiębiorcami z innych krajów Unii Europejskiej, poszukujących kontaktów biznesowych w naszym regionie. Enterprise Europe Network zapewnia najlepszych ekspertów do świadczonych usług dla przedsiębiorstw. Szczegółowe informacje o ofercie i aktualnych wydarzeniach dla MŚP organizowanych przez ośrodek Enterprise Europe Network przy Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie znajdziecie Państwo na stronie ośrodka: https://een.wsiz.pl/
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU!
Enterprise Europe Network
Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie
ul. Sucharskiego 2/109
35-225 Rzeszów
tel.: 17 866 11 20/17 860 57 45
e-mail: een@wsiz.edu.pl
Czytaj także:
