Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur objął od 1 lutego 2026 r. firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców. System bywa czasowo niedostępny, na przykład z powodu prac serwisowych, awarii albo braku internetu po stronie firmy. Obowiązek dokumentowania sprzedaży nie zostaje wtedy zawieszony. Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje procedury szczególne, które pozwalają wystawić fakturę poza systemem i przesłać ją później. Ich obsługę zapewniają programy do fakturowania zintegrowane z KSeF, takie jak Afaktury.
Tryb offline24 nie wymaga komunikatu ze strony administracji skarbowej
Ministerstwo Finansów wskazuje konkretne rozwiązania w przypadku, kiedy system KSeF jest niedostępny. Jednam z nich jest tryb offline24, z którego mogą korzystać wszyscy podatnicy, na przykład w razie problemów z siecią. Przepisy nie wymagają dowodu, że połączenia rzeczywiście zabrakło, więc z rozwiązania można korzystać w każdej sytuacji. Faktura powstaje poza systemem, ale w postaci zgodnej z obowiązującym wzorem struktury logicznej, którym od 1 lutego 2026 r. jest FA(3).
Warto też wspomnieć o tym, że faktura wystawiona jako dokument online, lecz przesłana do KSeF dopiero następnego dnia, zostanie przez system potraktowana właśnie jako wystawiona w trybie offline24.
Prace serwisowe przesuwają termin na dzień po zakończeniu przerwy
Niedostępność systemu w rozumieniu art. 106nh ustawy o VAT to przede wszystkim planowane prace serwisowe, ogłaszane przez Ministerstwo Finansów. Resort deklaruje, że będą prowadzone nocą lub w godzinach najmniej uciążliwych. Fakturę wystawia się według wzoru FA(3), tak samo jak w trybie offline24, natomiast termin biegnie od zakończenia przerwy, a nie od dnia wystawienia dokumentu.
Awaria ogłoszona w BIP daje siedem dni roboczych
Tryb awaryjny zaczyna obowiązywać, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię systemu. Komunikat pojawia się w Biuletynie Informacji Publicznej resortu oraz w samym systemie. Ten sam komunikat informuje o zakończeniu awarii i od wskazanego w nim dnia liczy się 7 dni roboczych na przesłanie faktur do KSeF.
Awarię całkowitą, opisaną w art. 106ng ustawy o VAT, ogłasza się tylko w sytuacjach nadzwyczajnych, a informacja o niej trafia do mediów. Wtedy faktury wystawia się tak jak przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, czyli na papierze albo w dowolnej formie elektronicznej. Takich faktur nie trzeba później wysyłać do systemu.
Zobacz, jak wystawiać faktury sprawnie z system Afaktury – sprawdź integrację z KSeF na stronie: https://afaktury.pl/ksef-faktury,0,62/
Faktura przekazana nabywcy poza systemem wymaga dwóch kodów QR
Dokument wystawiony w jednym z trybów offline i przekazany nabywcy, zanim trafi do KSeF, wymaga dwóch oznaczeń.
– Pierwszy kod QR, z napisem OFFLINE, zapewnia dostęp do faktury w systemie i weryfikację zawartych na niej danych.
– Drugi, z napisem CERTYFIKAT, potwierdza tożsamość wystawcy i wymaga wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF typu 2.
Po nadaniu dokumentowi numeru KSeF jego wizualizacja zawiera już tylko jeden kod z tym numerem.
Data wystawienia pozostaje bez zmian, data otrzymania zależy od nabywcy
We wszystkich trybach offline faktura jest uznana za wystawioną w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej, a późniejsze przesłanie dokumentu tego nie zmienia. Inaczej ustala się moment otrzymania faktury przez nabywcę. Krajowy podatnik VAT otrzymuje ją co do zasady w dniu nadania numeru KSeF.
W przypadku nabywców wskazanych w ustawie o VAT, czyli między innymi konsumentów, podmiotów zagranicznych i nabywców bez numeru NIP, liczy się data faktycznego otrzymania dokumentu. Fakturę korygującą do dokumentu wystawionego w trybie offline wystawia się dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.
Kary za naruszenie obowiązków zaczną obowiązywać w 2027 roku
Terminy dosłania faktur liczone są w dniach roboczych, co wyłącza soboty, niedziele i dni ustawowo wolne od pracy. Kary związane z KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 r. Nie zwalnia to z obowiązku przesłania dokumentu, ponieważ dopiero rejestracja w systemie skutkuje nadaniem numeru KSeF, który potwierdza prawidłowe przetworzenie faktury.
Program zintegrowany z systemem przejmuje kontrolę nad terminami
Zastosowanie procedur szczególnych wymaga śledzenia komunikatów Ministerstwa Finansów, zgodności dokumentu ze wzorem FA(3), wygenerowania kodów QR oraz pilnowania terminów. W praktyce takie zadania przejmuje oprogramowanie zintegrowane z KSeF, na przykład Afaktury.pl, obecny na rynku od 2014 roku.
System działa przez przeglądarkę i zapewnia dwukierunkową integrację z KSeF, czyli wysyłkę faktur oraz pobieranie dokumentów kosztowych od kontrahentów, bez logowania się do systemów administracji skarbowej.
Kontroluje statusy wysyłanych dokumentów, poświadczenia odbioru i komunikaty o błędach, dzięki czemu widać w jednym miejscu, które faktury uzyskały numer KSeF, a które wymagają ponownego przesłania.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryby-szczegolne-wystawiania-faktur/
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-awaryjny/
https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
Więcej na: https://afaktury.pl/
