Zgodnie w przepisami art. 631 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy, Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm. stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Należy przy tym zaznaczyć, że nie ma przy tym znaczenia data potwierdzenia tego faktu skróconym aktem zgonu. Jakie obowiązki musi w takiej sytuacji wypełnić pracodawca?
Jakie należności pracodawca ma obowiązek wypłacić po śmierci pracownika?
Pracodawca ma obowiązek rozliczenia wszystkich należności przysługujących pracownikowi do dnia zgonu, w tym:
– wynagrodzenia za pracę za przepracowaną cześć miesiąca,
– ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
– wynagrodzenia za nadgodziny,
– wynagrodzenia z urlop,
– wynagrodzenia chorobowego,
– premii, nagród, trzynastki i innych dodatków, do których zmarły uzyskał prawo.
Od wypłaconego wynagrodzenia i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, do którego zmarły miał prawo, nie odprowadza się składek ZUS, w przeciwieństwie do zaliczki na podatek dochodowy. Oprócz wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek także wypłacenia odprawy pośmiertnej, która nie podlega opodatkowaniu i jest przekazywana osobom do tego uprawnionym. Jej wysokość zależy od stażu pracy zmarłego u danego pracodawcy i wynosi odpowiednio równowartość:
– jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli staż był krótszy niż 10 lat,
– trzymiesięcznego wynagrodzenia – jeżeli staż pracy u danego pracodawcy wynosił co najmniej 10 lat,
– sześciomiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku, gdy zmarły był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Pracodawca zwolniony jest z wypłaty odprawy pośmiertnej, gdy ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie, które zostanie wypłacone z tego tytułu, osobom do tego uprawnionym przez ubezpieczyciela nie będzie niższe, niż wyliczona wysokość przysługującej odprawy. W sytuacji, gdyby suma odszkodowania jest niższa, pracodawca jest zobowiązany wypłacić jedynie różnicę, pomiędzy wysokością przysługującej odprawy a odszkodowaniem. Odprawa przysługuje także w sytuacji, kiedy w chwili śmierci pracownika pobierał on zasiłek z tytuł niezdolności do pracy.
Komu przysługują majątkowe prawa po zmarłym?
W dniu zgonu pracownika prawo do wynagrodzenia za wykonaną przez niego pracę przekształca się w majątkowe prawa po zmarłym i tak powinien traktować je pracodawca. Ważne jest przy tym to, że nie wchodzą one automatycznie do masy spadkowej, tylko są wypłacane osobom, które wymienione są w art. 631 Kodeksu pracy, czyli małżonkowi oraz innym osobom, którym przysługuje prawo do renty rodzinnej po zmarłym. Na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia, komu spośród rodziny przysługują prawa majątkowe po zmarłym. Nie powinien on przy tym czekać na decyzje ZUS-u o przyznaniu renty rodzinnej ani na wyniki postępowania sądowego w sprawie spadku. Należy przy tym zaznaczyć, że w sytuacji, gdy jest tylko jeden członek rodziny uprawniony do nabycia praw majątkowych po zmarłym, otrzymuje on tylko połowę odprawy pośmiertnej. Przysługuje mu jednak całość innych należności. W przypadku natomiast, gdy nie ma nikogo, kto byłby uprawniony do otrzymania świadczeń po śmierci pracownika, odprawy pośmiertnej w ogóle się nie wypłaca i nie wchodzi ona w skład masy spadkowej tak, jak inne należności. Prawa majątkowe po zmarłym wchodzą w skład spadku i podlegają dziedziczeniu, dopiero wówczas, gdy nie miał on małżonka ani innych osób, które byłyby uprawnione do renty rodzinnej.
Jakich formalności pracodawca jeszcze musi dopełnić?
Pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy, w którym jako powód rozwiązania stosunku pracy podaję zgon pracownika. Resztę danych należy uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym, a następnie umieścić dokument w części C akt osobowych. Pracodawca musi także wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń za pomocą druku ZUS ZWUA, posługując się kodem 500, który oznacza zgon osoby ubezpieczonej. Nie trzeba sporządzać RCA za osobę zmarłą, ponieważ od wynagrodzenia nie są pobierane składki na ubezpieczenia społeczne. W przypadku wypłaty zasiłków za zmarłego należy jednak sporządzić RSA i odpowiednio rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca ma także obowiązek wystawienia PIT 11 dla osoby zmarłej za okres, kiedy trwał stosunek pracy, oraz PIT 11 dla osób, którym wypłacone zostały należności po zmarłym.
Biuro Efekta działa już od 10 lat, oferując swoim klientom profesjonalną, a przy tym niedrogą obsługę księgową. Mamy duże doświadczenie, działamy kompleksowo i bierzemy pełną odpowiedzialność za rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym. Napisz do nas lub zadzwoń. Pomożemy Ci w każdej sprawie.
