Jak rozliczyć delegację w odpowiedni sposób? Warto w pierwszej kolejności zapoznać się z kilkoma najważniejszymi poradami i informacjami.
Delegacja a oddelegowanie
Na samym początku warto przedstawić różnicę pomiędzy pojęciem delegacji (inaczej podróży służbowej) oraz oddelegowania. Brak zrozumienia tych dwóch terminów bardzo często jest powodem sprzeczek i niedomówień zarówno wśród pracowników, jak i osób zarządzających firmą. Oddelegowanie zwykle wiąże się z dopisaniem aneksu do umowy o pracę. Mówi on o tym, że przez jakiś czas pracownik będzie wypełniał swoje obowiązki w innym miejscu, wykonując tę samą pracę, co w dotychczasowej siedzibie firmy. W przypadku podróży służbowej mowa o najczęściej kilkudniowym wyjeździe, podczas którego pracownik ma postawiony przed sobą cel związany z obowiązkami służbowymi. Tego typu podróż nie wymaga dodatkowych zapisów w umowie, a jej dokładne zasady opisuje Kodeks pracy.
W przypadku podróży służbowej niezwykle ważne jest rozliczenie delegacji, a więc pokrycie przez pracodawcę wszelkich kosztów. Jest to szczególnie istotne zwłaszcza w kontekście pracy kierowcy ciężarówki, którego praca właściwie opiera się na delegacjach. Jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji? Ile pieniędzy należy się pracownikowi, który ją odbył?
Jaka jest wysokość diety?
Firmy transportowe z reguły ustalają taką samą lub podobną dietę dotyczącą większości krajów, po których poruszają się ich pracownicy. W tym zakresie nie mogą jednak cieszyć się pełną dowolnością. Prawo mówi, że ustalona wysokość diety nie może przekraczać pewnych limitów; nie może być także niższa od tych, które przysługują pracownikom sfery budżetowej odbywającym podróż służbową.
Jeśli chodzi o podróże krajowe, prawo mówi o kwocie trzydziestu złotych za dobę. Gdy jednak delegacja tego rodzaju trwa krócej, to kierowcy przysługuje odpowiednio skromniejsza dieta. Od 8 do 12 godzin kwota wynosi 50%, czyli piętnaście złotych – powyżej tego górnego pułapu obowiązuje już pełna dieta. Jeżeli podróż trwa dłużej, to za każdą pełną dobę przysługuje również trzydzieści złotych. Kiedy podczas kolejnej doby kierowca pracuje od ośmiu do dwunastu godzin, dieta również wynosi połowę pełnej kwoty.
W przypadku wyjazdów zagranicznych minimalna dieta w poszczególnych krajach jest odgórnie ustalona przez załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Za każdą dobę obowiązuje pełna wysokość diety, poza wyjątkiem, w którym podróż zagraniczna trwa krócej niż dobę – wtedy należności są odpowiednio zmniejszane. Jeżeli podróż obejmuje odcinki zarówno krajowe, jak i zagraniczne, poszczególne części delegacji rozlicza się osobno.
Nocleg kierowcy a rozliczenie delegacji
W tej sytuacji również musimy zwrócić uwagę na rozróżnienie pomiędzy podróżami krajowymi a zagranicznymi, jednak w przypadku tych pierwszych sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Ryczałt za nocleg dla pracownika wynosi 150% wartości diety, ale nie dotyczy sytuacji, w której kierowca jedzie w noc i śpi w dzień.
Powodem tej nietypowej zależności są zapisy zawarte w odpowiednim rozporządzeniu, które określają, że nocleg musi przypadać pomiędzy godziną 21 a 7 następnego dnia, a jego czas trwania musi wynosić minimum sześć godzin.
Często jednak możemy spotkać się z pokryciem noclegów z woli firmy bez względu na porę odpoczynku. Jeżeli kierowca natomiast spędza w czasie delegacji nocleg w innym kraju, przysługuje mu odpowiednia dieta niezależnie od pory snu.
Jak rozliczyć delegację?
Według prawa delegację powinno się rozliczyć w czasie czternastu dni od momentu powrotu pracownika z podróży służbowej. Rozliczaniem delegacji zajmuje się z reguły dział kadr, jeśli firma takim dysponuje. Jest jednak na to o wiele prostszy i znacznie mniej wymagający sposób – mowa o skorzystaniu z usług rozliczania delegacji, które oferuje chociażby ocrk.pl. Za stosunkowo niewielką opłatą wyspecjalizowana firma, biorąc pod uwagę wszelkie zagadnienia prawne, jest w stanie rozliczyć wszystkich pracowników, którzy w ostatnim czasie odbyli podróż służbową. To rozwiązanie nie tylko opłacalne, ale przede wszystkim niezwykle wygodne.
