Korzystanie z poczty elektronicznej stało się codziennością w biznesie. To sposób na szybki kontakt z wieloma osobami jednocześnie. Jednak wiążą się z tym również pewne zagrożenia, o których nie można zapominać. Co warto mieć na uwadze, wybierając rozwiązanie do obsługi poczty e?mail dla firmy?
Obsługa poczty zajmuje pracownikom znaczną część dnia
Obecnie pracownik, który w ramach swoich obowiązków zajmuje się pocztą, poświęca na to zadanie do 30 minut dziennie, odbiera około 120 wiadomości, a 40 wysyła. Średnio pocztę sprawdza 15 razy dziennie, a według analizy przeprowadzonej przez McKinseya, złe zarządzanie wiadomościami może powodować, że ich obsługa będzie zajmować ponad 2 godziny dziennie. Wśród ponad 100 odebranych wiadomości dużą część zajmują e-maile, które są SPAM-em. Czy nie można wprowadzić rozwiązań, dzięki którym zmniejszymy ich liczbę albo je wyeliminujemy? Oczywiście jest to możliwe, ale należy zdecydować się na system do obsługi poczty, który gwarantuje odpowiednie filtrowanie wiadomości. Na jakie kwestie należy zwracać uwagę, wybierając rozwiązanie do obsługi poczty elektronicznej? Oto czynniki, które mają duże znaczenie:
• Powierzchnia – wydaje ci się, że e-maile zajmują niewiele miejsca i wystarczy 1 GB na takie pliki? Pamiętaj, że dziennie do firmy mogą trafiać nawet setki wiadomości, a duże znaczenie ma to, jak długo będziesz je utrzymywać na serwerze. Jeśli będą to wiadomości z kilku miesięcy albo jeszcze dłuższego okresu, to może się okazać, że potrzebujesz kilkudziesięciu GB, a nawet więcej.
• Cykliczny backup – coraz więcej użytkowników komputerów i innych urządzeń pamięta o systematycznym backupie, ale czy tak samo podchodzimy do poczty? Firma, która oferuje usługę poczty e-mail powinna dbać o systematyczny backup. Jest to niezbędne. Utrata wiadomości może przedsiębiorstwo dużo kosztować, a nawet częściowo sparaliżować jego pracę.
•
Maksymalny rozmiar załącznika – nie każdy o tym pamięta, a jest to ważne. Możliwe, że będziesz przesyłać przeróżne pliki – również bardzo duże. W przypadku ograniczenia możesz spakować je i podzielić na kilka części, ale takie przesyłanie będzie nieprofesjonalne. Najlepiej, żeby
poczta e-mail dawała możliwość wysyłki plików bez limitu ich rozmiaru.
• Dostępność w przeglądarce i nie tylko – w ramach takiej usługi powinieneś mieć możliwość zarówno sprawdzania poczty przez aplikację do jej obsługi na twoim sprzęcie, jak i z dowolnego miejsca i urządzenia, za pomocą przeglądarki internetowej.
• Poczta we własnej domenie – firma nie powinna korzystać z darmowych adresów e?mail. W ramach usługi powinieneś mieć możliwość używania swojej domeny. Jest to niezbędne – korzystanie z darmowych skrzynek postrzegane jest jako nieprofesjonalne.
• SLA – czyli Service Level Agreement. Chodzi tutaj o zapewnienie ciągłości dostępu do usługi w skali miesiąca. Parametr ten powinien wynosić co najmniej 99 proc. Dlaczego nie 100 proc.? Gdyż nikt nie da ci takiej gwarancji, że usługa zawsze będzie działać. Firmy muszą brać pod uwagę ryzyko awarii.
• Filtry antyspamowe – każdy użytkownik poczty zmaga się ze SPAM?em, ale istnieją sposoby na zminimalizowanie jego ilości. Sprawdź, jakie rozwiązania w tym zakresie oferuje firma i poczytaj o ich skuteczności. Solidny system jest w stanie wyeliminować zdecydowaną większość niechcianej poczty.
• Książka adresowa i kalendarz – czyli narzędzia ułatwiające pracę. Bardzo pomocny jest współdzielony kalendarz, do którego mają dostęp wszyscy użytkownicy poczty. Ułatwia on planowanie i ogranicza ryzyko tego, że dane zadanie nie zostanie wykonane na czas.
Firma ma większe wymagania odnośnie do poczty niż użytkownik indywidualny, dlatego warto rozsądnie podjąć decyzję i wybrać sprawdzonego dostawcę usługi.
