Dokumenty są podstawowym narzędziem pracy każdej współczesnej firmy i organizacji. Generując i przyjmując ich coraz większe ilości, coraz trudniej nad nimi zapanować. Sprawny obieg dokumentów jest natomiast kluczem do zapewnienia firmie sprawnego i płynnego funkcjonowania oraz prężnego rozwoju w perspektywie długoterminowej. Na szczęście, współcześni przedsiębiorcy mają do dyspozycji skuteczne wsparcie – zapewnia je elektroniczny obieg dokumentów wraz z dedykowanym zarządzaniu firmową dokumentacją systemem informatycznym klasy DMS.
Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega ta koncepcja?
Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie firmy pracowały w oparciu o dokumentację papierową. Ich codzienność stanowiły więc stosy pism zalegających na biurkach, gorączkowe przekopywanie się przez teczki i segregatory w poszukiwaniu jednego, potrzebnego w danej chwili dokumentu, nieustanne wydatki na papier, tusz i fizyczne archiwum oraz obawa o ważne dokumenty, które w toku codziennej pracy były stale narażone na przypadkowe zniszczenie, zgubienie oraz pominięcie. Co więcej, dokumenty papierowe leżące na biurkach były powszechnie dostępne, a wgląd w nie mogła uzyskać każda osoba znajdująca się w biurze.
Taki stan rzeczy sprawił, że zaczęto poszukiwać rozwiązania, które pozwoliłoby skutecznie wyeliminować wszystkie powyższe problemy. Okazał się nim elektroniczny obieg dokumentów, który oferuje jednak znacznie więcej. Jego wdrożenie pozwala znacząco usprawnić realizację wszelkich procesów związanych z pracą z dokumentacją, zdjąć z barek pracowników odpowiedzialność za procesowanie pism oraz zapewnić im bezpieczniejszą, pewniejszą i lepiej zorganizowaną pracę. Dedykowany system zarządzania dokumentami prowadzi ich bowiem niejako "za rękę" wskazując, do kogo ma trafić dane pismo, kto może uzyskać w nie wgląd oraz jakie czynności należy w stosunku do niego podjąć.
Jak zorganizować sprawny i zgodny z najnowszymi standardami obieg dokumentów?
System zarządzania dokumentami znacząco usprawnia także egzekwowanie w praktyce przestrzegania obowiązujących w organizacji procedur obiegu dokumentów, gwarantując przedsiębiorstwu lepszą kontrolę nad wszystkimi procesami związanymi z zarządzaniem dokumentacją. Co istotne, system DMS może obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji pozwalając na jej zebranie w jednym, łatwo dostępnym miejscu oraz udostępnianie wyłącznie tym użytkownikom, którzy posiadają odgórnie nadane uprawnienia.
Najlepsze z systemów klasy DMS dostępnych aktualnie na rynku to rozbudowane i kompleksowe rozwiązania platformowe, które są w stanie usprawnić i zoptymalizować realizację praktycznie wszystkich zadań związanych z zarządzaniem i procesowaniem firmowej dokumentacji w zdigitalizowanej postaci. Poszukując oprogramowania dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę na cieszące się coraz większym zainteresowaniem w środowisku biznesowym platformy low-code. Najlepsze z nich opierają swoją funkcjonalność o takie rozwiązania, jak workflow, no-to-low-code application development, uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), OCR, robotyzację procesów biznesowych (RPA) oraz autorskie rozwiązania pozwalające nie tylko sprawnie zarządzać obiegami dokumentów, ale również zmieniać je i dostosowywać do bieżących potrzeb firmy z natychmiastowym rezultatem.
.jpg)
