Proces rekrutacji pracowników tymczasowych w teorii nie powinien znacząco różnić się od pozostałych procesów rekrutacyjnych prowadzonych w organizacji. W praktyce okazuje się, że specyfika pracodawcy użytkownika, kandydata i okolicz-ności, w jakich pojawia się potrzeba zatrudnienia pracownika tymczasowego wymu-szają pewne „niestandardowe” rozwiązania.
Nie oznacza to, że każda rekrutacja przebiega w ten sam sposób. Każdorazowo proces jest dostosowywany do stanowi-ska, potrzeb klienta, dostępności kandydatów oraz czasu na realizację usługi.
Skuteczny proces rekrutacji powinien składać się z kilku elementów:
-
Analiza pracy i stworzenie opisu stanowiska
-
Sporządzenie charakterystyki osobowej kandydata
-
Opracowanie procesu rekrutacji i selekcji
-
Powiadomienie o wakacie (dotarcie z komunikatem do kandydatów)
-
Przeprowadzenie procesu selekcji
-
Wdrożenie do pracy (adaptacja)
Wydaje się, że dla osób odpowiedzialnych za politykę personalną kroki te po-winny być oczywiste. Niestety nie zawsze tak się dzieje. Zdarza się, że pracodawcy marginalizują znaczenie procesu rekrutacji pracowników tymczasowych. Można spotkać się z opiniami, że skoro firma płaci za usługę to oczekuje, że agencja weźmie odpowiedzialność za całość procesu. Ważne jest, by na etapie przygotowawczym nie zaniedbać żadnego z wymienionych etapów procesu rekrutacyjnego. Partnerska współpraca pracodawcy użytkownika i agencji zawsze podnosi skuteczność prowadzonej rekrutacji wpływając na zadowolenie wszystkich zaangażowanych stron.
Wiele firm zatrudniających pracowników tymczasowych ma opracowane opisy stanowisk i bardzo szczegółowo sprecyzowane oczekiwania wobec kandydatów. Niemniej zdarzają się klienci, u których potrzeby dotyczące zwiększenia elastyczności zatrudnienia są nieuświadomione. Pracodawcy ci mają pewne problemy związane z organizacją pracy, ale nie są pewni, w jaki sposób należy je rozwiązać. W tym miejscu powstaje pole do działania dla agencji zatrudnienia. Konsultanci są w stanie pomóc w diagnozie problemu, doradzić formę zatrudnienia, rodzaj kontraktu, wskazać źródła pozyskiwania kandydatów.
Dla osoby prowadzącej rekrutację bardzo ważne jest poznanie specyfiki pracy na danym stanowisku . W momencie nawiązania współpracy z agencją cała wiedza na ten temat znajduje się u pracodawcy użytkownika.
Ważne jest, by przed rozpo-częciem procesu poszukiwania kandydatów przekazać agencji jak najwięcej informacji. Sam opis stanowiska pracy (nawet bardzo szczegółowy) może okazać się niewystarczający. Rozwiązaniem stosowanym z sukcesem jest tzw. „próbka pracy”. Działanie to polega na skierowaniu konsultanta, który będzie obsługiwał danego klienta na miejsce pracy, do którego będą rekrutowani pracownicy tymczasowi. Osoba rekrutująca spędza kilka godzin na terenie zakładu poznając dokładnie specyfikę pracy na danym stanowisku. Zdarza się nawet, że sama przez jakiś czas pracuje lub przechodzi szkolenie wstępne takie jak nowo przyjęci pra-cownicy. Działanie to pozwala na podniesienie skuteczności procesu rekrutacji. Pracodawca użytkownik zyskuje pewność, że agencja wie, jakie cechy powinien posiadać dobry kandydat. Z drugiej strony kandydaci kontaktujący się z agencją dostają wyczerpujący opis stanowiska, co zmniejsza poziom rotacji wynikający z rozbieżności pomiędzy oczekiwaniami kandydata a faktycznym charakterem wykonywanej pracy.
Sporządzenie charakterystyki osobowej kandydata jest niezwykle istotne ze względu na wybór najlepszych kanałów kontaktu. Polscy pracownicy tymczasowi stanowią dość specyficzną grupę, a ich liczba rośnie bardzo dynamicznie. W 2012 roku do wykonywania pracy tymczasowej zostało oddelegowanych blisko 510 tys. osób, z czego 52% stanowiły kobiety . Wśród polskich pracowników tymczasowych szczególnie dużą grupę stanowią osoby młode do 25 roku życia – 46%. Odsetek osób między 26 a 50 rokiem życia również wynosi 46%. Z kolei zaledwie 8% stano-wią „pracownicy 50+” . Prawdopodobnie na taką strukturę z wpływa z jednej strony bardzo wysoka stopa bezrobocia wśród osób do 25 roku życia, a z drugiej niska ak-tywność zawodowa osób po 50 roku życia.
Polscy pracownicy tymczasowi znajdują się w grupie najgorzej wykwalifikowanych w Europie. Zaledwie 15% ukończyło studia wyższe, a 20% posiada wykształcenie średnie. Zdecydowana większość, aż 65% pracowników tymczasowych, nie ukończyło średniego stopnia kształcenia (not completed secondary education) .
Struktura wykształcenia pracowników tymczasowych jest adekwatna do prac, jakie najczęściej są przez nich wykonywane. Zazwyczaj obsadzają oni stanowiska, na których praca nie wymaga żadnych kwalifikacji. Dominującymi sektorami korzystającymi z usług agencji są: przemysł i logistyka.
Tab. 1. Zatrudnienie wg grup zawodów w agencjach pracy tymczasowej
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Agencje zatrudnienia 2012 – Informacje z działalności agencji zatrudnienia, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Warszawa, 2013r., s. 25.
Nie oznacza to jednak, że usługa pracy tymczasowej ma zastosowanie tylko w odniesieniu do stanowisk prostych i powtarzalnych. Wraz z rozwojem nowoczesnej gospodarki coraz większą popularnością cieszą się działania projektowe w organizacjach . Zachodzi konieczność tworzenia zespołów zadaniowych na potrzeby konkretnych projektów. W skład takich zespołów wchodzą najczęściej specjaliści z różnych dziedzin. Nie zawsze firma posiada w swoich zasobach osoby o odpowiednich kwalifikacjach. Dodatkowo, po wykonaniu określo-nego zadania rzadko istnieje możliwość zatrudnienia danego specjalisty w firmie. W takim przypadku można skorzystać z usługi interim polegającej na rekrutacji wysoko kwalifikowanych specjalistów lub menedżerów do struktur projektowych o charakterze czasowym.
W zależności od profilu kandydata agencja stosuje bardzo różnorodne kanały komunikacyjne i środki dotarcia do kandydata. W przypadku pracowników produkcyjnych o niskich kwalifikacjach ogłoszenia prasowe i internetowe mogą okazać się niewystarczające. W takiej sytuacji agencja stosuje inne, bardziej bezpośrednie metody dotarcia do kandydatów:
-
Zamieszczanie ogłoszeń w środkach komunikacji publicznej
-
Akcje ulotkowe w punktach koncentracji ludności (targowiska, bazary, sklepy wielkopowierzchniowe ipt.)
-
Współpraca z urzędami pracy i instytucjami o podobnym charakterze (OHP, MOPS itp.)
-
Bezpośrednie docieranie do mieszkań – ulotki „wrzutki” wkładane do skrzynek pocztowych
-
Organizacja spotkań z ludnością lokalną – szczególnie w mniejszych miejscowościach. Często osoby z takich lokalizacji nie mają możliwości dotarcia do agencji, nie korzystają z Internetu i nie czytają prasy. W takim wypadku dotarcie osobiste jest najlepszą metodą. W pierwszej kolejności agencja przeprowadza akcje ulotkową, następnie organizowane jest spotkanie (w domu kultury, remizie itp.). Podczas spotkania kandydaci mogą uzyskać dokładne informacje na temat stanowiska pracy, wymagań i warunków. Konsultanci pomagają osobą wypełnić dokumenty aplikacyjne i tłumaczą zasady funkcjonowania agencji pracy. Dzięki takim rozwiązaniom istnieje możliwość pozyskania wartościowych kandydatów, którzy nie wzięliby udziału w rekrutacji prowadzonej w sposób standardowy.
-
Kontakt z parafiami i innymi instytucjami istotnymi dla funkcjonowania lokal-nych społeczności.
Zupełnie inną metodę kontaktu przyjmuje się przy rekrutacji na stanowiska specjalistyczne. Tu zdecydowanie częściej wykorzystywane są portale internetowe, również specjalistyczne. Ogłoszenia zamieszczane są również w prasie branżowej. W szczególnych przypadkach możliwe jest zastosowanie metody poszukiwań bezpośrednich (direct searach).
Specyficzną grupą pracowników tymczasowych są osoby uczące się. Obsa-dzają one stanowiska pracy typowo dorywczej takiej jak: inwentaryzacje, merchandi-sing, hosting i promocje. Bardzo dobrym kanałem kontaktu z tą grupą docelową jest „bramka sms”. Dzięki specjalnemu portalowi agencja może wysłać w krótkim czasie komunikat do dużej liczby odbiorców. Tego typu forma komunikacji jest szczególnie dobrze przyjmowana przez osoby młode, które na co dzień korzystają z wiadomości tekstowych. Wprowadzenie „bramki smsowej” bardzo ułatwiło prowadzenie maso-wych procesów rekrutacyjnych. Dodatkowo powoduje postrzeganie agencji jako no-woczesnego pracodawcy korzystającego z innowacyjnych narzędzi.
Prowadzenie procesu selekcji jest uzależnione od kilku czynników. Inaczej wygląda proces selekcji na pojedyncze stanowisko administracyjne, inaczej masowa rekrutacja pracowników produkcji. Na tym etapie bardzo duże znaczenie mają preferencje klienta i jego wola do zaangażowania się w proces selekcji. Często cała odpowiedzialność spoczywa na agencji, a klient określa tylko pewne twarde kryteria, które powinni spełniać kandydaci. Niemniej zdarza się również, że pracodawca użytkownik chce mieć większy wpływ na zatrudnionych pracowników tymczasowych. Wówczas agencja prowadzi wstępną selekcję i kieruje kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne do klienta. Ostatecznie to pracodawca użytkownik podejmuje decyzję o przyjęciu danego pracownika. Można przyjąć, że im bardziej specjalistyczne stanowisko, tym większe zaangażowanie klientów w proces selekcji.
Ponieważ w większości przypadków rekrutacja pracowników tymczasowych dotyczy stanowisk niewymagających szczególnych kwalifikacji, a dodatkowo bardzo istotnym czynnikiem jest z reguły krótki czas na realizację usługi, trudno jest stoso-wać wyrafinowane metody selekcji. Najczęściej wykorzystywane to analiza dokumentów aplikacyjnych, standardowa rozmowa kwalifikacyjna i sprawdzanie referencji. Niemniej dla podniesienia skuteczności procesu rekrutacji nawet w stosunku do pracowników produkcji mogą być zastosowane rozmaite testy. Są to proste narzędzia pozwalające szybko ocenić kompetencje kandydata.
Najbardziej popularnymi testami są:
-
Test badający koordynację oko-ręka
-
Test z umiejętności czytania instrukcji
-
Test zdolności manualnych (wkręcanie śrubek i nakrętek na specjalne bolce według wzoru)
-
Test na wychwytywanie wad i odstępstw – szczególnie przydatny przy kontroli jakości
-
Test z umiejętności czytania rysunku technicznego
-
Testy językowe
Zdarza się, że w procesie selekcji wykorzystywane są standardowe narzędzia oferowane przez agencję. Bywa też tak, że w kontekście potrzeb klienta tworzy się nowe testy lub stosuje się metody zaproponowane przez pracodawcę użytkownika.
Czynnikiem wpływającym na proces selekcji jest często czas. Specyfika rekrutacji pracowników tymczasowych wiąże się często z bardzo krótkim terminem realizacji usługi. Zdarza się, że agencja ma 2-4 dni na organizację grupy 100 pracowników. Krótki czas realizacji nie musi oznaczać zaniedbań w procesie selekcji. Ważne jest odpowiednie logistyczne zaplanowanie całej rekrutacji. W przypadku takich projektów tworzy się tymczasowe ośrodki selekcyjne np. w siedzibie klienta.
Dzięki organizacji procesu selekcji przedstawionej na rysunku w 30 minut można „uzyskać” kandydata gotowego do podjęcia pracy nie zaniedbując przy tym aspektów jakościowych.
Ostatnim elementem procesu rekrutacji jest właściwa adaptacja pracownika . Często ten etap jest pomijany. Praktyka pokazuje, że jest to duży błąd, gdyż znaczą-co wpływa na poziom rotacji i liczbę porzuceń pracy w pierwszych dniach. Agencja by zabezpieczyć swoich partnerów przed takimi skutkami może stosować różne me-tody ułatwiające pracownikom tymczasowym start w nowym miejscu pracy. Należy pamiętać, że dla większości ludzi podjęcie nowej pracy jest sytuacją stresową: nowe miejsce, obcy ludzie, kultura organizacyjna, zasady, przełożeni, grupy nieformalne itp. Stres szczególnie może dotyczyć pracowników tymczasowych, którzy niejako z definicji pochodzą z zewnątrz, są delegowani na jakiś czas i stanowią grupę, wobec której pracownicy stali mogą mieć pewne obawy lub obiekcje.
By obniżyć poziom rotacji i ułatwić start nowym pracownikom agencja w zależności od potrzeb przygotowuje działania wspierające (on-boarding).
-
Pokazanie miejsca pracy – kandydatom, którzy przeszli proces selekcji przed podpisaniem umowy organizuje się spotkanie w zakładzie. Pracownicy mogą zobaczyć przyszłe miejsca pracy, porozmawiać z pracownikami i zweryfiko-wać swoje wyobrażenia o pracy z rzeczywistością. Doświadczenie pokazuje, że część kandydatów po okazaniu rezygnuje z podjęcia pracy. Niemniej pozostałe osoby rotują zdecydowanie rzadziej.
-
Obecność konsultanta/koordynatora w pierwszym dniu pracy – często, gdy pracę rozpoczyna większa grupa pracowników w siedzibie klienta wita ich pracownik agencji. Sprawdzana jest obecność, a pracownicy dowiadują się gdzie są szatnie, palarnia, toalety i kantyna. Następnie są prowadzeni do miejsca pracy, gdzie przedstawia się im przełożonych i zasady regulaminowe panujące na terenie zakładu. Takie działanie zdecydowanie zmniejsza poczucie dezorientacji pracowników tymczasowych i sprawia, że czują się bardziej bezpiecznie.
-
Przygotowanie materiałów informacyjnych – dla nowoprzyjętych pracowników przygotowywane są w zależności od potrzeb różnego typu broszury lub ulotki. W takich materiałach często znajduje się mapka zakładu, sposoby dojazdu do miejsca pracy, przydatne telefony, nazwiska osób kontaktowych, zasady regulaminowe i inne użyteczne informacje. Materiały takie mogą być przygotowane w całości przez agencję lub we współpracy z partnerami biznesowymi. Zastosowanie takich działań w sposób znaczący redukuje poziom stresu nowych pracowników i usprawnia proces adaptacji.
Podsumowując, by uzyskać wysoką skuteczność pozyskiwania pracowników tym-czasowych należy zachować wszystkie elementy procesu rekrutacyjnego. W obecnej sytuacji większość stanowisk obsadzanych przez pracowników kierowa-nych przez agencję nie wymaga posiadania wysokich kwalifikacji, stąd raczej nie stosuje się wysoce wyrafinowanych metod selekcji. Niemniej wraz z rozwojem gospodarki usługowej w Polsce na pewno będzie zwiększać się liczba pracowników tymczasowych na stanowiskach umysłowych (white collar). Wraz z podnoszeniem się wymagań wobec kandydatów będą miały zastosowanie bardziej zaawansowane narzędzia selekcyjne. Dodatkowo pracodawcy powinni pamiętać, że proces rekrutacji jest jednym z podstawowych elementów marketingu personalnego i znacząco wpływa na postrzeganie firmy przez odbiorców zewnętrznych (kandydatów) .
Działania związane z budowaniem marki pracodawcy nie powinny być adresowane jedynie do kadry zatrudnionej na stałe. Wykwalifikowani pracownicy tymczasowi i outsource’owani, konsultanci i pracownicy kontraktowi stanowią dużą i ważną część puli talentów dostępnych dla danej organizacji. Jest to jeszcze jeden powód, dla którego warto wspierać agencje pracy w procesie rekrutacji i dbać o jego wysoką jakość bez względu na poziom stanowiska.
Zapraszamy do kontaktu:
Grupa Progres, Biuro Rzeszów
Panorama Rzeszów
ul. Piłsudskiego 32, 3 piętro – lokal 315
rzeszow@grupaprogres.pl
tel. 601 906 500
SPRAWDŹ NAS:
