Poniżej znajduje się pięć etapów, przez które przechodzi każdy zakładający jednoosobową działalność – od potwierdzenia tożsamości po założenie firmowego konta.
Do podpisania wniosku w systemie CEIDG potrzebne jest narzędzie potwierdzania tożsamości – najczęściej bezpłatny profil zaufany, który można założyć przez bankowość elektroniczną. To standardowa metoda weryfikacji, choć dostępne są też alternatywne sposoby.
Najpierw należy zebrać swoje podstawowe informacje:
Należy również ustalić nazwę firmy, która w jednoosobowej działalności musi zawierać imię i nazwisko właściciela; można je uzupełnić dowolnym członem odnoszącym się do usług lub nazwą fantazyjną.
Przy rejestracji potrzebny jest także adres do e-Doręczeń – czyli elektronicznego odpowiednika listu poleconego. Służy on do komunikacji z urzędami.
Każda firma musi zostać przypisana do odpowiednich kategorii w Polskiej Klasyfikacji Działalności. W trakcie rejestracji działalności online należy podać jeden kod przeważający. Można także podać kody dodatkowe, które obejmują dodatkowe usługi lub towary. Nowe firmy korzystają z aktualnej wersji klasyfikacji, czyli PKD 2025.
Wybór kodów najlepiej przemyśleć jeszcze przed rozpoczęciem procedury. Choć wydaje się formalnością, potrafi mieć realne znaczenie – błędne lub zbyt ogólne oznaczenia bywają źródłem komplikacji przy rozliczeniach. Mogą wpływać na dozwolone formy opodatkowania, a także zmienić potencjalnie dostępne dotacje. Z tego powodu należy to dobrze przeanalizować.
Podczas rejestracji wybiera się sposób rozliczania podatku dochodowego. Do wyboru są trzy podstawowe formy:
Każda z form opodatkowania inaczej traktuje koszty, ulgi i sposób, w jaki naliczana jest składka zdrowotna.
W tym samym kroku wskazuje się, gdzie przechowywana będzie dokumentacja księgowa. Przedsiębiorca decyduje, czy poprowadzi księgowość samodzielnie, czy powierzy ją zewnętrznemu biuru rachunkowemu – a wybraną opcję można później zmienić.
Złożenie wniosku rejestracyjnego automatycznie zgłasza przedsiębiorcę jako płatnika składek. To jednak nie koniec formalności – w ciągu kilku dni od rozpoczęcia działalności trzeba jeszcze zgłosić konkretną osobę do ubezpieczeń. O wyborze formularza decyduje zakres ubezpieczeń: pełne ubezpieczenia społeczne wraz ze zdrowotnym albo samo zdrowotne (np. wtedy, gdy równolegle pracuje się na etacie).
Osoby zaczynające działalność mogą też skorzystać z ulg obniżających składki na starcie – m.in. z ulgi na start, a następnie z preferencyjnych zasad ich naliczania. Warunki i okresy trwania tych ulg różnią się w zależności od sytuacji, dlatego przed zgłoszeniem dobrze sprawdzić, które rozwiązanie faktycznie przysługuje i jak długo obowiązuje.
Przy jednoosobowej działalności gospodarczej można korzystać z prywatnego konta, o ile nie jest to zabronione jego regulaminem. W praktyce wielu przedsiębiorców decyduje się na konto firmowe ze względu na wygodę.
Konto firmowe ułatwia oddzielenie finansów prywatnych od firmowych, a także bywa wymagane dla niektórych form rozliczeń. Rachunek firmowy można zwykle otworzyć przez internet, gdy tylko wpis pojawi się w rejestrze, a jego numer zgłasza się później do CEIDG.
Po przejściu powyższego procesu wpis do rejestru powinien się w nim pojawić najpóźniej następnego dnia. Po jego uzyskaniu warto sprawdzić, czy potrzebna będzie rejestracja do VAT, oraz – jeśli zdecydowano się na współpracę z biurem rachunkowym – sfinalizować umowę i przekazać dostęp do dokumentów. Dobre przygotowanie do rejestracji pozwala poprawnie zamknąć wszystkie formalności. Dzięki temu nowy przedsiębiorca może skupić się na tym, co najważniejsze – czyli rozwijaniu własnego biznesu.
