Czas to jedyny element, na którego stratę doświadczony prawnik nie może sobie pozwolić. Z jednej strony zbieranie wszelkich niezbędnych w postępowaniu informacji, z drugiej nieubłagane terminy, których przekroczenie może skutkować fiaskiem całego przedsięwzięcia. Dodając do tego skuteczną komunikację, dostęp do akt, a także synchronizację podejmowanych działań, aż dziw bierze, że w obecnych czasach kancelaria może sprawnie funkcjonować bez nowoczesnego systemu organizacyjnego opartego na nowoczesnych rozwiązaniach IT oraz danych zapisanych bezpiecznie w chmurze.
Organizacja źródłem sukcesów
Kancelaria prawna z reguły jest złożoną strukturą, na której sukces pracują wszyscy zatrudnieni w niej pracownicy. Każda z tych osób wykonuje przydzielone zadania, przy czym wszystkie powinny mieścić się w terminach zawitych (prekluzja), ściśle określonych przepisami. W tej sytuacji nie tylko czas, lecz także wysoka jakość podejmowanych czynności stanowią o sumarycznym powodzeniu całości postępowania. Nietrudno zatem wykazać zależność pomiędzy czynnościami a sprawną synchronizacją pracy poszczególnych zespołów. Istotną rolę w tym procesie odgrywa także sposób zabezpieczenia danych, których bezpieczne udostępnienie powinno być możliwe na każdej zarejestrowanej platformie w czasie rzeczywistym.
Wszystkie powyższe warunki znaleźć można, zapoznając się z Amberlo.io. Przedstawione rozwiązanie, oparte na najnowszych technologiach IT, stanowić może potężne narzędzie organizacyjne, będące fundamentem w strukturze zarządzania współczesną kancelarią prawną.
Nowoczesne narzędzie, większa produktywność
Skuteczna współpraca grup pracowniczych wymaga koordynacji. Legislacja jest materią obszerną, obejmującą najrozmaitsze dziedziny życia społecznego i gospodarczego, zatem w kancelariach powinny funkcjonować zespoły zajmujące się poszczególnymi dziedzinami prawa. Zastanawiając się nad tym, jak zwiększyć produktywność w kancelarii prawniczej, siłą rzeczy należy wziąć pod uwagę informatyczny system organizacyjny, dający natychmiastowy wgląd w działania kancelarii, jako ogółu, a także ukazujący wyniki pracy poszczególnych osób.
Obowiązki oraz ich podział powinny opierać się na następującej strukturze:
• Sekretariat;
• Partner zarządzający;
• Eksperci;
• Zespoły – departamenty;
• Prawnicy;
• Stażyści i praktykanci;
• Jednostki niemerytoryczne;
Oczywiście szczegółowa organizacja kancelarii wiąże się z indywidualnymi czynnikami, takimi jak liczba pracowników, spraw itp.
Najistotniejszym elementem zarządzania jest możliwość natychmiastowego wglądu w dokumentację, profile współpracowników, a nawet bieżące sprawy finansowe z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Amberlo zajmie się także kontrolą kalendarza w zakresie posiedzeń sądu, spotkań, terminów itd. Wszelkie informacje dotyczące funkcjonowania kancelarii zapisywane są w chmurze, przez co nie istnieje ryzyko ich utraty, ani tym bardziej dostępu do nich osób niepowołanych.
Funkcje systemu
Dla sprawnego przebiegu procesów gospodarczych a co za tym idzie, poprawy wyników ogólnych kancelarii niezbędna jest kontrola nad poszczególnymi aspektami funkcjonowania.
Informatyczny system organizacyjny umożliwia:
• Zarządzanie kontaktami;
• Zarządzanie sprawami;
• Wgląd w kalendarz prawny;
• Śledzenie czasu, kosztów i wpływów;
• Przechowywanie dokumentów;
• Uprawnienia dostępu do danych;
• Analiza danych (raporty).
Wszystko jest ukierunkowane na poprawę wydajności poprzez skuteczną i bieżącą kontrolę działania poszczególnych zespołów.
Nie trzeba nikogo przekonywać, iż nowoczesne podejście do kwestii organizacji pracy, jest jednym z istotniejszych elementów podniesienia wydajności, i związanej z tym konkurencyjności na coraz bardziej wymagającym rynku usług prawniczych. Amberlo w znacznym stopniu może to ułatwić.
