Masz firmę zarejestrowaną w KRS? Sprawdź, czy powinieneś założyć adres do e-Doręczeń

Już od 1 kwietnia przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń. Usługa umożliwi im prowadzenie formalnej korespondencji z administracją publiczną online – wygodnie i bezpiecznie.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia korespondencję online z urzędami. Przesyłki elektroniczne wysłane w ramach e-Doręczeń są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Docelowo usługa e-Doręczeń zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję przez platformę ePUAP.

Nowy obowiązek od 1 kwietnia 2025 r. – kogo dotyczy?

Do posiadania aktywnego adresu e-Doręczeń już teraz zobowiązane są m.in. urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek obejmie kolejną grupę podmiotów: przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r.

 Są to podmioty wymienione w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• spółki akcyjne
• proste spółki akcyjne
• spółki europejskie
• spółki jawne
• spółki komandytowe
• spółki komandytowo- akcyjne
• spółki partnerskie
• spółdzielnie
• spółdzielnie europejskie
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej
• fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną – w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).

e-Doręczenia w firmie – dlaczego warto?

System e-Doręczeń ułatwi przedsiębiorcom formalną komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Korespondencja prowadzona przez e-Doręczenia jest równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” między innymi do odbierania decyzji, wezwań i zawiadomień z urzędów czy składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Korzystając z e-Doręczeń firmy:

• nie ponoszą kosztów związanych z zakupem znaczków, drukowaniem, kopertowaniem korespondencji urzędowej
• oszczędzają czas związany z koniecznością wizyty na poczcie
• mogą odebrać i wysłać korespondencję online  – z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie
• otrzymują natychmiastowe powiadomienia o otrzymanej korespondencji
• zachowują cyfrowe dowody nadanych przesyłek oraz mogą śledzić ich bieg  
• mają gwarancję zachowania tajemnicy korespondencji
• mają możliwość integracji usługi z własnymi systemami kancelaryjnymi.

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

Operatorem Wyznaczonym usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Adres do e-Doręczeń (ADE) umożliwiający korespondencję z administracją publiczną można założyć na stronie internetowej: e-Doręczenia dla przedsiębiorców | Biznes.gov.pl – Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiebiorcy.

Przedsiębiorca, który chciałby wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko podmiotów publicznych, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adres do e-Doręczeń, może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Więcej informacji na ten temat: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu3

Przedsiębiorco! Pamiętaj, że termin na założenie adresu do e-Doręczeń zbliża się wielkimi krokami. Nie czekaj do ostatniej chwili – załóż skrzynkę i już dziś koresponduj elektronicznie.