Organizowanie konferencji, szkoleń i imprez firmowych oraz spotkań biznesowych to najważniejszy filar działalności hoteli, ośrodków wypoczynkowych i zespołów konferencyjno-rekreacyjnych. Przygotowanie takich wydarzeń jest jak skomplikowana operacja logistyczna: składa się na nią wiele elementów, z których należy stworzyć udaną całość.
Do organizacji tych przedsięwzięć potrzeba doświadczonej ekipy, która nie pozwoli na żadne potknięcia i będzie bankiem pomysłów mogących uatrakcyjnić imprezę. O tym, że warto się starać, świadczą następujące dane: turystyka biznesowa w Polsce stanowi jedną trzecią przychodów z turystyki ogółem, zaś gość biznesowy generuje czterokrotnie większe przychody niż gość indywidualny.
W przygotowaniu konferencji, szkoleń czy imprez integracyjnych specjalizują się hotele, ośrodki wypoczynkowe oraz inne obiekty, które dysponują odpowiednim zapleczem konferencyjno-noclegowym. Muszą zapewnić uczestnikom sprzęt do prezentacji i wystąpień, ustalić menu, jak i zadbać o to, by po części oficjalnej takiego wydarzenia, goście mieli zapewniony dostęp do rozrywki, takiej jak np. paintball czy jazda na quadach. Ponieważ istnieje ogromne zapotrzebowanie na przygotowanie tego typu wydarzeń, standard świadczonych usług jest bardzo wysoki. Organizatorzy starają się, by każda impreza na długo pozostawała w pamięci uczestników.
– Turystyka biznesowa w Polsce stanowi jedną trzecią przychodów z turystyki ogółem i zyski w tym sektorze z roku na rok się powiększają. Organizacja szkoleń, zjazdów, konferencji, imprez firmowych staje się więc usługą podstawową, dzięki której możemy do hotelu przyciągnąć klienta. Nie bez znaczenia jest tu lokalizacja, standard świadczonych usług oraz inne atrakcje, które możemy zaproponować i zapewnić klientom. Bardzo często bywa tak, że poprzez dobry pakiet konferencyjny – komfortowe sale na różną liczbę osób, wyposażenie multimedialne oraz catering – jesteśmy w stanie ściągnąć do hotelu dużą liczbę osób. Klienci korzystają wówczas z restauracji, barów, cukierni, usług dodatkowych – potwierdza Wojciech Ożóg, menedżer Hotelu Ambasadorski w Rzeszowie. – Dlatego uważam, że działalność konferencyjna jest niezbędną i stanowi znaczący filar w funkcjonowaniu hotelu. Jeśli chodzi o możliwości to ograniczyć nas mogą jedynie możliwości lokalowe, wszystkie wymagania jesteśmy wstanie spełnić i zwykle przygotowujemy oferty wieloaspektowe, nawet łącznie z możliwością przygotowania konferencji i spotkania bezpośrednio u klienta.
Nie tylko oficjalne szkolenia
Konferencja to zarówno dobrze dopasowana, komfortowa sala, wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik, laptop, mikrofon bezprzewodowy, dostęp do Internetu, catering) oraz pakiet usług dodatkowych, które trzeba przygotować dla klientów. Spotkania firmowe nie ograniczają się jedynie do oficjalnych szkoleń i prezentacji, lecz kończą się imprezą integracyjną. Zazwyczaj firmy zlecające organizację imprezy mają jasno sprecyzowane oczekiwania co do jej charakteru czy potrzebnego sprzętu. Zadaniem organizatora jest m.in. dopracowanie szczegółów dotyczących menu czy planu imprezy oraz zaproponowanie atrakcji dodatkowych. – Do usług tych można zaliczyć takie, które mają za zadanie zapewnienie równowagi pomiędzy pracą a odpoczynkiem. Często jest to możliwość skorzystania z siłowni, solarium, sauny w hotelu. Należy również zadbać o rozrywkę, atrakcje w formie propozycji zwiedzania ciekawych miejsc, możemy zaproponować zaproszenia do teatru, filharmonii, kina – mówi Wojciech Ożóg.
– Atrakcji takich, które wiemy, że się sprawdzą i będą odpowiadały specyfice grupy. Naszym zadaniem jest dopilnowanie, by impreza sprawnie przebiegała i nie było zaskakujących sytuacji – dodaje Jacek Szalacha, dyrektor organizacyjny Zespołu Konferencyjno-Rekreacyjnego Gościnne Wzgórza w Kielnarowej, pełniącego funkcję dydaktyczną dla studentów WSIiZ i miejsca, w którym odbywają się liczne szkolenia, spotkania firmowe, imprezy integracyjne.
Każdego roku w obiektach CTiR WSIiZ w Kielnarowej odbywa się kilka konferencji organizowanych przez uczelnię, ale kampus specjalizuje się w organizacji imprez o mniej oficjalnym charakterze. – Mamy nowoczesne sale konferencyjne, sale warsztatowe, laboratoria komputerowe do prowadzenia kursów. Mamy blisko 200 miejsc noclegowych, staropolską karczmę z kręgiem ogniskowym i podłogą zewnętrzna do tańczenia. Dysponujemy końmi i bryczkami. Mamy własny park linowy. Organizujemy bitwy paintballowe, jazdę na quadach, strzelnicę ASB, imprezy tematyczne np. lata XX, gry terenowe i wiele innych ciekawych atrakcji. Posiadamy halę sportową, w której co roku organizujemy ogólnopolskie branżowe turnieje sportowe, głównie siatkarskie. Każdego roku organizujemy kilkusetosobowe spartakiady – przyznaje Jacek Szalacha.
Sportowcy lubią obiekty w Kielnarowej
Organizatorzy imprez firmowych przyznają, że mają stałych klientów, którzy po raz kolejny decydują się na organizację spotkań i szkoleń dla pracowników. Nie ustają też w staraniach o pozyskanie nowych. Ponieważ obiekty w Kielnarowej uzyskały akredytację Polskiego Związku Piłki Siatkowej, dzięki bardzo dobrej bazie sportowej i rehabilitacyjnej, są miejscem obozów sportowych z Polski i zagranicy. Gośćmi kilkukrotnie były tu np. mistrzynie świata w piłce siatkowej – reprezentacja Rosji oraz reprezentacje narodowe: Norwegii, Omanu, Algierii. Siatkarze korzystają z hali sportowej, rowerów, siłowni, ścieżek rowerowych, tras rowerowych, parku linowego, ośrodka jeździeckiego. Profil firm goszczących w Kielnarowej jest przeróżny, począwszy od spółek giełdowych, przez firmy rodzinne, instytucje państwowe, na stowarzyszeniach i organizacjach charytatywnych skończywszy.
Wojciech Ożóg, menedżer Hotelu Ambasadorski i Hotelu Hubertus w Rzeszowie twierdzi, że sukces w organizowaniu spotkań biznesowych buduje się na sporym doświadczeniu i zaufaniu stałych klientów. – Firmy, z którymi współpracujemy, działają na rożnych płaszczyznach. Często są to banki, firmy z branży farmaceutycznej, budowlanej, informatycznej. Zawsze strawmy się dopasować ofertę do indywidualnych potrzeb klienta, staramy się dbać o każdy szczegół mając nadzieję, że gość zadowolony z pobytu wróci do hotelu przy następnej konferencji. Goście biznesowi – zazwyczaj to oni organizują lub są inicjatorami konferencji, szkoleń, spotkań – generują czterokrotnie większe przychody niż gość indywidualny, zatem nie możemy sobie pozwolić na brak działania w tym zakresie – przyznaje Wojciech Ożóg.
